Научная электронная библиотека
Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания
Введение
Технологией mainstream начала 20 века становится менеджмент знаний, дающий организации пропуск в лидеры. Главным ресурсом организации, ориентирующейся на развитие, становится управление знаниями. Организационные изменения во многом обусловлены динамичностью внешней среды, ее изменением, и в этих условиях устойчивая организационная структура становится недостатком, определяет инерционность организации. Успешные организации провоцируют мобильность, внедряют инновации, используют проактивные подходы на опережение, формируя желаемые ситуации во внешней среде. Эти процессы интеллектуально насыщенные, и невозможны без менеджмента знаний в организации. Управление знаниями обеспечивает адаптацию, выживание, сохранение компетенций на фоне растущих изменений во внешней среде. Также управление знаниями дает организации конкурентное преимущество, и оно достигается переводом знаний в ценные смысловые руководства к действию. Содержательным ядром знания является знание о постоянно меняющейся внешней и внутренней среде организации.
В менеджмент знаний объект управления - знания и умения компании как фактор ее уникальности и конкурентного преимущества. Цель управления интеллектуальной организацией - создание руководств и методик для оптимального использования интеллектуального потенциала работников организации.
Переход организации к новой управленческой парадигме - к менеджменту знаний - организационный проект, поскольку процесс внедрения менеджмента знаний локален по времени, ведет к инновационным уникальным качественным изменениям в рамках каждой организации.
Успех внедрения менеджмента знаний во многом обусловлен качеством документационного обеспечения проекта внедрения. Эффективность управления на основе знаний также зависит от оптимальной организации документационного обеспечения процессов управления.
Документационное обеспечение представляет подготовку системы документации, совокупности документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, которые позволят реализовать управленческие функции на этапе внедрения менеджмента знаний в организации. В комплексной системе документации в книге будет рассматриваться в основном организационно-распорядительная управленческая документация.
Организационно-распорядительной документации в системе управления принадлежит особая роль как наиболее общей категории управленческих документов. Организационно-распорядительный документ - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Внедрение менеджмента знаний как проект, результат организационного проектирования - совокупность процессов, каждый из которых это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта распадаются на две основные группы:
- процессы управления проектами - касаются организации и описанию работ проекта
- процессы, ориентированные на продукт - касаются спецификации и производства продукта.
При внедрении управления на основе знаний важно, с одной стороны, наличие четких описаний системы документации, без которой этот переход невозможен, с другой стороны, представление о специфике документационного обеспечения управления в организации, основанной на знании.
В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, разработка системы документации, обеспечивающей управленческие процессы перехода к управлению знаниями невозможна без учета специфики управления документацией в экономике знаний.
На стадии внедрения менеджмента знаний доминантой системы документации является описание организационных процессов и рабат. Однако на последующих этапах деятельности интеллектуальной организации основное значение приобретает документирование спецификации знания как продукта.
В целом документационная система организации обеспечивает все функции менеджмента, а именно: планирование, организацию управления, мотивацию, стимулирование, контроль, поскольку реализация каждой из этих функций осуществляется на основании тщательно проработанной документации.Документация служит рычагом управления результативностью реализации каждой из этих функций.
При планировании организационного проекта перехода к менеджменту знаний прорабатываются средства, реализация которых может обеспечить требуемый результат и единое направление усилий всех членов организации на достижение общих целей. К таким средствам воздействия относят концепцию, прогноз, программу, план. Документационное обеспечение менеджмента знаний предусматривает подготовку организационных документов, прописывающих:
- идею перехода к организации, основанной на знании, теоретические и методологические основы ее разработки, обоснование, методы и условия реализации,
- научное предвидение возможного состояния организации в будущем,
- программу перехода к менеджменту знаний, которая представляет законченный комплекс заданий, мероприятий, работ, объединенных общей целью, имеющий конкретный конечный результат, описание необходимых ресурсов.
Документационное обеспечение реализации функции организации управления происходит через разработку конкретных распорядительных документов, организацию каналов и систем коммуникации, по которым информационные потоки будут распространяться в организации, разработку моделей для формирования баз данных, метаязыка для их записи. На этапе организации выделяются объекты управления в их определенной последовательности, разработываются режимы их функционирования. Документы, обеспечивающие эту управленческую функцию, ориентируют организационную систему во времени и пространстве.
Содержание функции организации управления предполагает формирование и обоснование набора видов работ, необходимых для выполнения организуемой деятельности, определение по каждому виду деятельности следующих параметров: компетенции, т.е. возможностей или границ действий и принятия решений; полномочий, т.е. прав на принятие решений; ответственности, т.е. меры и формы ответственности и санкций за последствия принятых решений. На базе этих параметров устанавливаются перечень и профессиональный состав персонала и создается система информационного обеспечения. При этом формируются уровни управления, подразделения или звенья по уровням управления и система связей между ними. Звено системы управления рассматривается как обособленный элемент по критерию специализации и комбинации функций по объему и масштабу полномочий управления. Приоритет при характеристике звена отдается критериям вида функций и объема полномочий.
Функция мотивации связана с процессом побуждения себя и других людей к деятельности в рамках менеджмента знаний через формирование мотивов поведения для достижения личных целей и целей организации. В процессе мотивации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей - интересы людей - мотивы деятельности - действия людей.Документационное обеспечение мотивации представляет набор информационно-справочных документов, содержащих описание каждого конкретного сотрудника организации, его потребности, интересы, его профессиограмму.
Документационное обеспечение управленческой функции стимулирование выглядит как организационно-распорядительная документация, представляющая критерии оценки, формы оценивания, приказы по премированию- депримированию работников, о кадровых перемещениях.
Контроль при внедрении проекта «менеджмент знаний» объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучением информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления. На основе организационно-распорядительных документов сотрудники организации предоставляют информационно-справочную и отчетную документацию по вопросу.
В значительной степени эффективность функции контроля определяется методологией, т.е. предварительными исследованиями и разработкой принципов, правил, инструкций, а также критериев оценки и показателей, измеряющих отдельные стороны деятельности и процессы. Кроме того, необходима разработка процедур проведения контрольных операций, подбор и подготовка управленческого персонала, способного к такой работе. Организационно-распорядительная документация закрепляет контрольные параметры и конкретных контролеров по конкретным видам деятельности.
Функция контроля является функцией обратной связи управляющего субъекта с объектом управления, и в интеллектуальной организации формы обратной связи выходят на первый план, становясь способом перевода неявных знаний сотрудников в явные.
Итак, в книге рассматривается процесс внедрения менеджмента знаний как проект, и рассматриваются информационно-коммуникативные условия эффективности этого специфического организационного проекта. Представляется специфика документационного обеспечения управления интеллектуальной организацией в целом как результат ее специфики, особых стратегических целей, а также документационное обеспечение управления самим внедрением в организацию менеджмента знаний.