Научная электронная библиотека
Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания
Системы управленческой документации в организации
Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и неофициальные, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности, такие как личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.
Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.
Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации: организационно-правовая; плановая; распорядительная; информационно-справочная и справочно-аналитическая; отчетная; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая (бухгалтерский учет и отчетность); документация по материально-техническому обеспечению; договорная; документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те,которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия. К примеру, со спецификой деятельности производственного предприятия связана производственная документация, со спецификой лечебного учреждения - система медицинской документациии т. д. В организации, основанной на знании, доминантой комплексной системы документации становится информационно-справочная, а также документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации.
Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лиц в постоянно меняющихся социально-экономических условиях. Вместе с тем вся комплексная система документации подчинена реализации стратегической цели организации, ее задач, находится (или должна находиться) в соответствии с организационной культурой учреждения. Ядерным управленческим инструментом является документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации. В ней должны быть заложены основы для гибкого управления документацией. Гибкие методы управления документами позволят эффективно контролировать жизненный цикл документа с соответствии с задачами организации, смоделировать более четкую структуру системы управления документами.
Среди большого разнообразия документов, входящих в перечисленные выше группы, центральное место занимает организационно-распорядительная управленческая документация . Она делится на три группы: 1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.); 2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.); 3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.). Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.
Организационно-распорядительная документация входит в состав других, так называемых специальных систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.).
К сожалению, на практике во многих случаях различные группы документов работают по своим правилам, не объединенным едиными принципами. Охарактеризуем отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотрим правила оформления различных видов документов.
Организационные документы. Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству, организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание планы, отчеты, контракты, договоры.
Все эти виды составляют группу организационных документов.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
Формуляр организационного документа включает следующие комопненты:
- постоянные реквизиты "единого" бланка:
- эмблема;
- наименование организации;
- наименование вида документа (УСТАВ, или ПОЛОЖЕНИЕ, или ИНСТРУКЦИЯ, или ПРАВИЛА);
- переменные реквизиты "единого" бланка:
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления или издания документа;
- заголовок ;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования или визы;
- гриф утверждения;
- печать.
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.
Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизация и ликвидация.
Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.
Заголовок устава, как правило, отвечает на вопрос «чего?»
Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем.
Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
Положения бывают индивидуальные и типовые.
Индивидуальные - это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием.
Типовые - это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.
Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.
Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.
Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.
Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.
Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.
Положение является сложным документом.
Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением-разработчиком.
Основные разделы текста положения:
1) общие положения;
2) основные задачи;
3) функции;
4) права;
5) организация работы.
Формуляр-образец положения состоит из реквизитов:
наименование ведомства,
название организации,
наименование структурного подразделения,
гриф утверждения,
наименование вида документа - положение,
дата, номер,
место издания (город),
заголовок,
текст,
подписи,
гриф согласования,
визы.
Основной текст положения имеет следующие языковые особенности:
- употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи;
- преимущественное использование страдательных конструкций;
- трафаретность в изложении текста;
- применение рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта. Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами;
- изложение в сжатой форме от третьего лица единственного или множественного числа. Типовые глаголы, используемые в тексте: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается", "устанавливает", "разработано", "признается", "возлагается" и т. п.
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?", например «Положение о порядке заключения и исполнения договоров»; «Положение о персонале».
В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции.
Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Один из типов инструкции - должностная инструкция. Представляет собой организационный документ На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.
Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:
1) общие положения ( указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера);
2) должностные обязанности;
3) права;
4) ответственность.
В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.
Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.
В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.
Реквизиты формуляра должностной инструкции:
1) наименование министерства или ведомства;
2) наименование организации;
3) наименование вида документа;
4) дата, номер;
5) место издания;
6) заголовок в именительном падеже;
7) гриф утверждения;
8) текст;
9) подпись автора;
10) визы.
Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица («исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»).
Заголовок должностной инструкции содержит ответ на вопрос «кого?, чья» например: Должностная инструкция главного специалиста; Должностная инструкция заведующего складом.
Штатное расписание - один из основных видов организационных документов.
Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.
В грифе утверждения надо указать общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.
Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.
Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.
Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.
Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:
1) организация работы предприятия;
2) взаимные обязанности работников и администрации;
3) предоставление отпусков;
4) командирование сотрудников;
5) внутриобъектный режим.
Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.
При разработке текста этого документа необходимо руководствоваться Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 № 213.
К организационным документам многие классификации относят и отчетную документацию. Хотя в других классификациях она выделена в особую систему отчетной документации. Охарактеризуем специфику отчета. Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.
В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.
Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).
В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии...»; «Отчет о работе отдела...»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).
В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.
Распорядительные документы. Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.
Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:
1) организационным;
2) планирования производства;
3) строительства, материально-технического снабжения;
4) сбыта;
5) финансов и кредита;
6) труда и заработной платы.
Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.
Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Основными видами распорядительных документов являются постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.
Схема подготовки распорядительных документов следующая:
1) всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
2) согласование текста и его подписание;
3) обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).
Основным распорядительным документом является приказ.
Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.
Приказами оформляются:
1) порядок деятельности предприятия;
2) решения и поручения по организации работы;
3) организационные мероприятия;
4) итоги работы;
5) результаты ревизии.
Приказы издаются только при необходимости.
Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами.
Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:
1) изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;
2) подготовку текста документа;
3) согласование текста документа;
4) подписание приказа;
5) доведение до сведения исполнителей.
Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу.
Текст приказа состоит из двух частей:
1) констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;
2) распорядительной.
Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается.
Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия.
Подписывает приказ руководитель организации.
Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ.
К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ.
Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.
Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом "Согласование".
Реквизиты приказа:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование вида документа - ПРИКАЗ;
4) дата, номер;
5) место составления;
6) заголовок;
7) текст;
8) подпись;
9) визы согласования.
С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки.
Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы.
Констатирующая часть текста пишется полностью.
Реквизиты выписки из приказа:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
4) дата, номер (те же, что и у приказа);
5) место составления;
6) заголовок;
7) часть текста;
8) подпись (кроме личной подписи);
9) заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).
Приказы оформляются на общих бланках.
Следующим видом распорядительного документа является распоряжение.
Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д. Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: "В соответствии", "В связи", "В целях".
Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия.
Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:
1) наименование организации;
2) наименование вида документа;
3) дата, номер;
4) место издания;
5) заголовок;
6) текст;
7) подпись;
8) отметка о согласовании.
Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.
Еще один вид распорядительного документа - указание.
Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера.
К вопросам организационно-методического характера относятся следующие:
а) организация исполнения приказов;
б) организация исполнения инструкций.
Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.
Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной.
Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: "Во исполнение ...", "В целях...", "В соответствии ...".
Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения.
В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо.
Датой указания является дата его подписания.
Формуляр указания состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование вида документа;
4) дата, номер;
5) место издания;
6) заголовок;
7) текст;
8) подпись;
9) отметка о согласовании.
Следующий вид распорядительного документа - решение.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.
Формуляр решения состоит из реквизитов:
1) название организации;
2) наименование вида документа;
3) дата, номер;
4) место издания;
5) заголовок;
6) текст;
7) подписи (председатель, секретарь);
8) визы.
Информационно-справочная документация. в состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка. понятие «переписка» употребляют как обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. к переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями - как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь. деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации. переписку отличает широкое видовое разнообразие - от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др. информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.). составление и оформление справочно-информационных документов.
Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. докладная записка может быть внешней или внутренней. внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации. внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок тексту, подпись. внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. объяснительную записку подписывает ее составитель. датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.
Предложение - это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. текст предложения содержит две части: обоснование и заключение - перечень предложений. предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.
Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации. представление оформляется на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.
Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись. текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. заявление может иметь приложения - документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). заявление подписывается составителем.
Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте. письма составляются на специальных бланках писем формата а4 или а5 в зависимости от размера текста письма. обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - печать..
Протокол заседания - это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. от протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, повестки дня, списков приглашенных и др.). если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с основными правилами работы государственных архивов с кино- фото- фонодокументами. ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несет секретарь (ответственный секретарь) коллегиального органа или секретарь руководителя. существует два вида протоколов: полный и краткий. полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа иди руководитель организации. текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. в ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «список участников прилагается»), повестка дня. фамилии-присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. в протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: слушали... выступили... постановили: (решили)... в разделе «слушали» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. в полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: «(текст доклада прилагается)». в разделе «выступил и» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. при необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. в разделе «постановили (решили)» записывается простое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично избежание двоякого толкования.
Постановляющая часть может подразделяться на пункты. участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. о наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения. протокол заседания подписывают председатель и секретарь. в особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. датой протокола является дата события (заседания, совещания и т. д.). если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д. акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения. текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. в основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. при необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. в конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. после отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). при составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. в необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной организации, по распоряжению которого проводились де завершившиеся составлением акта.
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера. справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние - на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. текст справки может состоять только из одной (второй) части. если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.
Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. в сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.). в сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям. в целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию - руководителем.
Заключение - это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертационные дипломные проекты), проекты стандартов и др. заключение должно иметь заголовок с указанием названием документа или вопроса, на который оно подготовлено. текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечаний по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. при отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «с проектом... согласны» или «по проекту... замечаний нет». заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. подписи заверяются печатью. при направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.
Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. в целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.
Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. перечни оформляются на общем бланке организации. текст, как правило, оформляется в виде таблицы. перечни подписываются должностными лицами, составившими их. отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом. порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.
Список - это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. текст списка, как правило, излагается в табличной форме. список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости - руководителем организации.