Научная электронная библиотека
Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания
Проблемы и основные направления совершенствования документационного обеспечения управления в экономике знаний
Модернизация российского общества сегодня связана в том числе с поиском оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство. Значительное место в этих процессах отводится проблеме совершенствования документационного обеспечения управления. В данной проблеме есть как исторически унаследованная составляющая, так и новая, связанная с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, "субъектного" и других уровней управления. По мысли М.Ларина, недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации документационного обеспечения управления влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д.
В настоящее время работы по многим аспектам документационного обеспечения управления, в том числе автоматизированного документооборота, носят спорадический, как правило, некоординируемый характер. М.В.Ларин пишет о разнородных властных структурах, оказывающих управленческое воздействие на проблему, действия которых никак не согласованы:
- разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией осуществляется Росархивом, который разработал вариант государственной системы документального обеспечения управления и другие нормативно-методических документы. Его деятельность финансируется Миннауки;
- стандартизация и унификация документов осуществляется Росстандартом, Росархивом, Роскомстатин, отраслевыми министерствами и ведомствами); финансируется бюджетом этих министерств и ведомств;
- разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Работа проводится по федеральной целевой программе "Реформирование статистики в 1997-2002 гг." Центром экономической конъюнктуры при Правительстве РФ;
- обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа. В стадии разработки и утверждения находится соответствующая федеральная целевая программа. Эти работы в определенной степени координируются (ФАПСИ и др. общегосударственные органы).
Остро назревшей необходимостью становится обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления. Проведенные в 1996-1997-2002 гг. по инициативе Аппарата Администрации Президента РФ, при участии Госархива и других научных учреждений исследования состояния документационного обеспечения органов управления РФ отразили:
- несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;
- несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;
- отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по "вертикали" и "горизонтали";
- несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;
- недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.
Комплексная целевая программа должна обеспечить:
- повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;
- установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;
- унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;
- разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;
- реализацию права на информацию юридических и физических лиц;
- повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений документационного обеспечения управления и архивного дела.
Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, регламентация порядка лицензирования и сертификации систем документационного обеспечения управления, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам.
Основополагающую роль в решении проблем документационного обеспечения управления должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен определить направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации документационного обеспечения управления.
Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Сейчас есть проект Государственной системы документационного обеспечения управления, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту.
Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов". Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.
Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами.