Научная электронная библиотека

Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ И ОБЩЕСТВЕННЫМИ СВЯЗЯМИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ЭФФЕКТИВНОГО ИМИДЖА ВУЗА

Павлов С. Н.,

1.5. Организация брифинга, пресс-конференции, подготовка пресс-релиза

Вряд ли у кого-либо может возникнуть сомнение в том, что ре­шающую роль в проведении информационной политики играют вза­имоотношения с прессой. Одним из многих способов налаживания взаимоотношений с ней и передачи информации в СМИ является проведение пресс-конференций, брифингов.

Если в вузе накопился значительный объем нового материа­ла, то вместо подготовки обзорной статьи целесообразнее провести пресс-конференцию, на которой может быть рассмотрено большое количество проблем, а также более эффективно привлечено вни­мание общественности к высшему образовательному учреждению. В литературе выделяются ключевые факторы подготовки пресс-конференции, каковыми являются:

а) наличие новости для прессы, которая заслуживает специального разового оглашения, например, завоевание Президент­ского гранта в области науки и образования, открытие новых фа­культетов, переход вуза на уровневое образование (подготовка ба­калавров и магистров) и т.п.;

б) готовность к детальному обсуждению новости;

в)    подборка иллюстративных материалов, которая должна давать четкое представление о существе темы пресс- конференции;

г) наличие средств связи для оперативной связи журнали­ стов со своими редакторами;

д) планирование времени начала пресс-конференции, так как проведение подобного мероприятия в первой половине дня по­ зволит передать материал в вечерние новостные программы;

е)  персональные приглашения журналистам, демонстри­ рующие уважение к их профессионализму.

Вместе с тем, жизнь подчас ставит перед организатором про­ведения пресс-конференции ряд вопросов, на которые не всегда можно сразу найти ответы. Подготовленные известным разработчи­ком теории пресс-конференции А. Чумиковым ответы на некоторые из них, на наш взгляд, целесообразно привести, так как они могут оказаться полезными для организаторов пресс-конференций.

1.  Можно ли затягивать открытие пресс-конференции?

Да, отступление от объявленного времени на 10 - 15 минут допу­стимо и даже желательно. За этот период подтянутся опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью свыше 15 минут чреват ослож­нениями: аудитория начинает раздражаться.

2.               Как долго проводить пресс-конференцию? Общий от­ вет «в зависимости от интереса журналистов» лучше конкретизиро­ вать: планируемая продолжительность 30-60 минут. Менее 30 - это оперативный брифинг (короткая пресс-конференция) «на ходу», а к исходу часа внимание многих журналистов, как правило, ослабе­ вает, телевизионные камеры начинают сниматься с мест, и ощуще- 30

ние солидности происходящего постепенно утрачивается. Поэто­му даже если вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно.

3.  Сколько минут отвести на предваряющее выступле­ние? Нормальная продолжительность 10 - 15 минут.

4.  Что делать, если задают по 2-3-4 вопроса? Устроители пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведе­ния. То есть если Вы предполагаете большое количество вопросов, скажите в самом начале: «Мы знаем, что число журналистов, жела­ющих задать вопросы велико, а время пресс-конференции ограниче­но. Поэтому мы попросим вас задавать только по одному вопросу».

5.   Как поступать, если вместо вопроса следует «са­ мовыражение» журналиста или другого участника пресс- конференции? Например, такое: «Пользуясь случаем, я хотел бы вам сказать...» Можно остановить монолог разъяснением того, что форма пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Еще лучше произнести короткую фразу: «Форму­ лируйте, пожалуйста, ваш вопрос».

6.  Как быть, если вопросов нет совсем? Никаких основа­ ний для паники! Можно заранее попросить знакомых журналистов задать какие-нибудь вопросы. Можно то же самое поручить сотруд­ никам вашей организации. Наконец, можно произнести фразу типа: «Перед пресс-конференцией нам было передано несколько записок (поступило несколько звонков) с вопросами» и т. д. [101]

Основная же цель пресс-конференции, как утверждает автор приведенных выше рекомендаций, - получить максимальный вы­ход материалов в СМИ, а заодно расположить к себе журналистов. Вместе с тем, как показывает практика, деятельность образователь­ного учреждения настолько многогранна и вопросов у населения му­ниципального образования столько, что проведением только пресс-конференций вряд ли можно удовлетворить потребности информа­ционного обмена между вузом и населением.

Альтернативой пресс-конференции являются брифинги для прессы. Они применимы, если надо разъяснить сложные вопросы деятельности вуза. Считается, что в отличие от пресс-конференций они проводятся не по событиям новостного характера, а по текуще­му положению дел в организации. Основные факторы подготовки брифинга для прессы следующие:

а) наличие сложных вопросов, не являющихся «горячими новостями», однако требующих разъяснения через СМИ, напри­ мер, в связи текущим процессом, связанным с созданием универ­ ситетского комплекса и присоединением к нему колледжей, тех­ никумов, визитом известной персоны, уменьшением бюджетных мест на ряд специальностей;

б) подготовка справочных материалов для разъяснения сложных проблем в деятельности вуза;

в)  неформальная обстановка, что позволяет обеспечить доверительность в отношениях с журналистами.

Следующим важным каналом передачи информации в СМИ является интервью для прессы - не обычная беседа, а мегафон, направленный в сторону читающей аудитории.

Факторами подготовки успешного интервью для прессы могут быть:

а) предварительное знакомство со списком вопросов, что позволит более основательно подготовиться и избежать «эффекта внезапности»;

б) определение главной идеи интервью, с которой нужно познакомить читателей данного издания;

в)  естественность проведения, что позволит создать доверительный тон общения с журналистом, берущим интер­ вью;

г)  наличие только позитивных оценок, так как любые негативные оценки деятельности организации или конкурентов очень хорошо запоминаются аудиторией, поэтому следует всяче­ ски их избегать;

д) правило трех секунд, говорящие о том, что если при ответе на вопрос Вы не можете уложиться в три секунды, то, возможно, вообще не сможете изложить свою мысль - нужно быть кратким.