Научная электронная библиотека

Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ И ОБЩЕСТВЕННЫМИ СВЯЗЯМИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ЭФФЕКТИВНОГО ИМИДЖА ВУЗА

Павлов С. Н.,

5.2. Положение об отделе, состав, задачи, функции и организация деятельности

Положение об отделе информации и общественных связей МГТУ Структура, состав отдела, задачи, функции и организация де­ятельности отдела информации и общественных связей ГОУ ВПО «МГТУ» представлена на рисунке № 6.

Состав и штатную численность отдела информации и обще­ственных связей утверждает ректор по представлению начальника отдела.

В состав отдела входят:

главный специалист по формированию информационных ре­сурсов,

специалист по связям с общественностью,

редакция многотиражной газеты «Денница»,

редакция университетского радиовещания,

музей истории университета.

Начальник отдела информации и общественных связей рас­пределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

Кадровый состав отдела информации и общественных связей ГОУ ВПО «МГТУ»:

Начальник отдела информации и общественных связей

осуществляет руководство отделом, подбор и расстановку кадров. Планирует, организу ет, контролирует и анализирует работу отдела. По­сещает деканские совещания, заседания ученого совета. Определяет и отрабатывает схему взаимоотно шений со СМИ, с пресс-службами предприятий, органов местного самоуправления. Ини циирует созда­ние информационных поводов для контакта со СМИ с целью освеще­ния со бытий, происходящих в МГТУ, осуществляет (при необходимо­сти) редактирование мате риалов и инструктаж сотрудников в выборе жанров и средств массовой информации для эффективного воздей­ствия на общественное мнение социума. Вме сте с сотрудниками отде­ла направляет и контролирует работу музея.

Главный специалист по информационным ресурсам от­вечает за формирование информационных ресурсов отдела, гото­вит информацию для СМИ, составляет графики прове дения пресс-конференций и брифингов, следит за выходом материалов в прес­се, обеспечивает информационное взаимодействие с факультета­ми, занимает ся подготовкой материала для WEB-сайта университета, ведет учет выходящих материалов в СМИ, готовит их обзор.

Специалист по связям с общественностью устанавлива­ет связь с предприятиями, где трудятся выпускники, с общественными орга низациями и политическими партиями. Организует (при необходи­мости) встречи коллек тива университета с руководством города, обла­сти, депутатским корпусом, лидерами пар тии и общественных органи­заций, национально-культурными и духовными центрами. Иницииру­ет проведение «круглых столов», дней университета на промышлен­ных предприятиях, в образовательных учреждениях, в ОАО, дней рек­тора на факультетах, дней открытых дверей и т. д.

Редактор многотиражной газеты организует регулярный вы­пуск газеты. Представляет руководителю отдела на согласова ние и утверждение перспективные и текущие планы работы. По его заданию готовит ин тервью, репортажи о жизни вуза в другие СМИ. Готовит те­матические выпус ки о жизни университета на страницах городских га­зет (по договоренности с редакциями).

Редактор радио формирует актив, привлекает к подготовке пе­редач (наряду с работниками МГТУ) выпу скников, представителей ор­ганов местного самоуправления и т. д. Согласовывает планы с руково­дителем отдела, принимает участие в подготовке передач для город­ских радио станций, привлекая профессорско-преподавательского со­став, а также регулярно готовит информационные сообщения о дея­тельности коллектива для новостных выпусков на го родском, област­ном радио, на ТВ.

Хранитель фондов истории (музея) осуществляет де­ятельность по информационному обслуживанию вуза, разра­батывает и систематизирует материалы фонда, проводит ана­лиз имеющихся материалов фонда с целью подготовки их к информационному обслуживанию деятельности вуза, го­товит обзоры для опубликования, изучает и анализиру­ет поступающую информацию, обобщает и систематизирует ее, оказывает методическую и практическую помощь в усво­ении материалов студентам, разрабатывает документы по планированию деятельности, осуществляет поиско­вую работу по пополнению экспозиционного материала, ве­дет документальную обработку поступающего экспозиционного материала.

Основные задачи

С целью реализации Политики руководства университета в области качества образования основными задачами отдела инфор­мации и общественных связей ГОУ ВПО «МГТУ» являются:

обеспечение информацией о деятельности вуза заинтересо­ванных лиц и широкой общественности;

взаимодействие со средствами массовой информации, об­щественными организациями для своевременного информирова­ния общественности о важнейших событиях в жизни и деятельно­сти вуза.

Функции отдела

Отдел информации и общественных связей ГОУ ВПО «МГТУ»:

оказывает содействие городским, областным и Российским СМИ в получении информации, касающейся деятельности универ­ситета;

рассматривает (при необходимости) в установленном поряд­ке заявки на аккредита цию средств массовой информации при уни­верситете;

организует и проводит пресс-конференции и брифинги с уча­стием руководителей университета и ответственных работников;

принимает участие в подготовке материалов на актуальные темы университетской жизни; организует интервью с ректором, про­ректорами и деканами для СМИ;

информирует общественность через средства массовой ин­формации об изменениях в подготовке специалистов, в программах обучения, о структурных изменениях в вузе, об инновационных тех­нологиях в учебной деятельности факультетов - в форме пресс-релизов, статей, в других формах;

инициирует с городскими средствами массовой информации

выступления представителей университета (ректор, проректор, де­каны и т. д.) в передачах радио, ТВ, на страницах газет по актуаль­ной проблематике жизни и деятельности подразделений и студен­тов;

по поручению ректора выступает в СМИ с заявлениями и ком­ментариями по поводу важных событий в жизни города, а также по вопросам деятельности органов местного самоуправления;

осуществляет прием и обеспечивает условия для работы представителей областных, центральных и зарубежных средств массовой информации;

выпускает многотиражную газету «Денница»;

готовит новостные программы (передачи) для университет­ского радио.

Права и обязанности

Отдел информации и общественных связей ГОУ ВПО «МГТУ» обязан выполнять все возложенные на него настоящим Положени­ем задачи и функции.

ОИиОС имеет право получать ресурсное обеспечение и ин­формацию, необходимые для качественного и эффективного вы­полнения функциональных обязанностей.

ОИиОС имеет право запрашивать и получать от структурных подразделений вуза документацию и информацию, необходимую для выполнения отделом своих функций.

ОИиОС имеет право принимать участие в различных совеща­ниях по вопросам, связанным с работой отдела.

По согласованию с ректором вуза ОИиОС имеет право при­влекать специалистов для подготовки материалов для публикации в средствах массовой информации.

ОИиОС имеет право вносить предложения о необходимости командирования специалистов отдела на учебу, за опытом.

ОИиОС имеет право созывать и проводить совещания по во­просам, входящим в компетенцию отдела, привлекать для участия в них работников вуза.

ОИиОС имеет право участвовать в формировании заказов, проработке контрактов, необходимых для выполнения функций, возложенных на отдел.

Начальник отдела информации и общественных связей под­писывает и визирует документы, связанные с установлением дого­ворных отношений со средствами массовой информации, центрами изучения общественного мнения.

Начальник отдела информации и общественных связей так­же вправе вносить предложения о перемещении работников отде­ла, их поощрении за успешную работу, а также предложения о нало­жении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих тру­довую дисциплину.

Ответственность

Начальник и сотрудники отдела информации и общественных связей ГОУ ВПО «МГТУ» несут персональную ответственность за принятые решения в ходе выполнения своих должностных обязан­ностей в соответствии с действующим законодательством, Уставом университета, Правилами внутреннего распорядка, настоящим По­ложением (СМК-ПСП-111-09) и Должностными инструкциями (СМК-ДИ-405-09, СМК-ДИ-406-09, СМК-ДИ-407-09 и т.д.).

На начальника отдела информации и общественных связей возлагается персональная ответственность за:

-  Организацию деятельности отдела по выполнению возло­женных на него задач и функций.

-  Организацию оперативной и качественной подготовки ма­териалов для размещения в средствах массовой информации.

-  Достоверность информации, предоставленной средствам массовой информации и другим заинтересованным лицам.

-  Соблюдение режима доступа к информации, являющей­ся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также ис­пользование этой информации сотрудниками отдела в служебных целях.

-  Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела.

Ответственность сотрудников отдела информации и обще­ственных связей устанавливается должностными инструкциями.

Персональную материальную ответственность за сохран­ность (в том числе организацию хранения) документов строгой от­четности, а также имущества, переданного в отдел информации и общественных связей ГОУ ВПО «МГТУ», несет главный специа­лист по информационным ресурсам - материально-ответственное лицо, назначаемое из числа сотрудников отдела информации и об­щественных связей приказом ректора по представлению начальни­ка отдела информации и общественных связей.

Взаимодействие с другими подразделениями и внешни­ми организациями

С ректоратом:

-  по вопросам проведения политики ректората. С канцелярией:

-  по вопросам рассылки документов и информации. С деканатами факультетов:

-     по событиям в учебной, научной и внеучебно- воспитательной работе.

другими структурными подразделениями МГТУ:

- по вопросам жизни и деятельности университета. С внешними организациями

-   с СМИ, предприятиями, учебными заведениями, обще­ ственными организациями по формированию общественных свя­ зей, установлению деловых контактов и партнерских отношений, по организации информационной политики.

Организация деятельности

Планирование выполнения работ по каждому направлению деятельности, а также планирование и выполнение корректирую­щих мероприятий осуществляет начальник отдела информации и общественных связей ГОУ ВПО «МГТУ» совместно с подчиненны­ми коллективами и по согласованию с ректором.

Выполнение работ по каждому направлению деятельности ОИиОС осуществляется сотрудниками отдела.

Проведение проверки деятельности отдела информации и об­щественных связей осуществляет ректор вуза.

Проведение анализа деятельности с целью принятия реше­ний по повышению качества работы подразделения осуществляет­ся начальником отдела информации и общественных связей.

Документы, регламентирующие все выполняемые подразде­лением работы:

-  Политика и Цели руководства в области качества.

-  Должностные инструкции работников отдела информации и общественных связей ГОУ ВПО «МГТУ».

-  Документы по планированию деятельности отдела инфор­мации и общественных связей ГОУ ВПО «МГТУ».

-  Перечень нормативной документации, регламентирующей деятельность отдела информации и общественных связей ГОУ ВПО «МГТУ» (со сведениями об изменениях) и собственно документа­ция.

-  Перечень видов записей и данных по качеству отдела ин­формации и общественных связей ГОУ ВПО «МГТУ» и собственно

записи и данные.

... Необходимо отметить, что приведенная выше в Положении структура не является единственно правильной, она лишь - при­мерный образец. Тем не менее практика показала ее жизнеспособ­ность и эффективность в решении задач в сфере информации и об­щественных связей.

Итак, наличие организационной структуры - первое условие, позволяющее с наибольшей эффективностью, используя имеющий­ся штат и возможности, формировать стратегию и тактику информа­ционной политики, осуществлять управление общественными свя­зями. Мы считаем, что при создании PR-структуры нужно учитывать еще и некоторые другие, на наш взгляд, имеющие важное значение условия. Таким вторым из них является высокая квалификация со­трудников. Важно подобрать такой кадровый состав, в который бы вошли не только практики, но и люди, владеющие современной те­орией «паблик рилейшнз», аналитики, специалисты, способные к разносторонней деятельности и взаимозаменяемости.

Поскольку темп работы отдела (центра, управления) весь­ма велик и нет возможности постоянно проверять, как выполняет­ся то или иное задание каждым сотрудником, для успешной рабо­ты структуры необходимы гибкость и абсолютная надежность все­го ее численного состава. Только в этом случае будут исключены срывы в выполнении запланированных программ. Следовательно, должность, на которую принимается тот или иной специалист, долж­на быть хорошо оплачиваемой.

Отсюда вытекает третье условие - достаточный уровень финансирования PR-структуры.

Четвертое условие - оно связано с техническим оснащени­ем. Для эффективности работы отдела необходимо широко приме­нять средства оргтехники. Поэтому в арсенале технических средств сотрудников PR-структуры должны быть не только компьютеры, те­лефоны, ксерокс, но и телефакс, телекс, видео и фотокамера, дик­тофон, мобильные телефоны, автомобиль. Именно при хорошей технической оснащённости достигаются оперативность в работе, в анализе ситуации и выработке эффективных мер.

Анализ практики работы управлений, отделов, занимающихся информацией и общественными связями, диктует необходимость выделить ещё одно, на первый взгляд, незначительное, но важное условие. Оно связано с тем, что кто-либо из вторых-третьих лиц ру­ководства вуза может, недооценивая роль отделов, управлений по связям с общественностью, давать задания, не связанные с функ­циями сотрудников отдела, пытаясь подчинить их себе, что недопу­стимо. При этом сотрудники не только отвлекаются от своей основ­ной работы, но и из-за разных взглядов и пристрастий заместите­лей руководителей вуза нарушается стройность политики, опреде­лённая первым лицом, а также конфиденциальность оговоренных с ним ранее деталей ее проведения.

Поэтому пятое условие, обеспечивающее эффективность работы PR-структуры, можно сформулировать так - исключитель­ное подчинение коллектива структуры (отдела, управления, центра и т.д.) первому лицу вуза - ректору, строгое выполнение функций, оговоренных в Положении об отделе, центре, управлении.

И еще один весьма важный штрих. В некоторых вузах, напри­мер, в Ивановском университете, Самарском институте - Высшей школе приватизации и предпринимательства, в некоторых других введена должность проректора по информационной политике. Это сверхправильный подход к пониманию важности и актуальности де­ятельности в области информации и общественных связей, позво­ляющий на высоком уровне осуществлять руководство рассматри­ваемой нами деятельности.