Научная электронная библиотека
Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания
2.1. Реализация процессного подхода в управлении государственным университетом
В российских университетах внедрены и развиваются модели и методы управления качеством образования на основе концепции всеобщего управления качеством TQM (Total Quality Management), международных стандартов ISO (International Organization for Standartization) серии 9000, которые ориентированы на применение «процессного подхода» при улучшении результативности СМК в целях повышения удовлетворенности потребителей путем выполнения их требований.
Процессный подход является одним из восьми принципов менеджмента качества [7]. В п. 3.4.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2008 дано понятие процесса как «совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы» [5]. Помимо этого в ГОСТ Р ИСО 9004-2008 говориться, что «желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессами» [7].
Внедрение процессного подхода в университетскую систему планирования видов деятельностям позволит:
– оптимизировать систему управления, сделать ее прозрачной для руководства и способной гибко реагировать на изменения внешней среды;
– получить и использовать систему показателей и критериев оценки результативности и эффективности управления на разных уровнях управления государственного университета;
– планировать и достигать непрерывного улучшения результатов деятельности нацеленных на постоянное повышение результативности и эффективности различных видов деятельности государственного университета и максимальный учет интересов заинтересованных сторон;
– гарантировать четко определенный порядок и ответственность за разработку, согласование, утверждение и ведение документации;
– получать ответственным за процессы объективную информацию для ведения управления в рамках единой системы управления университетом на основе процессного подхода [41, 43].
При применении в СМК процессный подход подчеркивает важность:
– понимания и выполнения требований;
– необходимости рассмотрения процессов с точки зрения добавленной ценности;
– достижения результатов выполнения процессов и их результативности;
– постоянного улучшения процессов, основанного на объективном измерении [5].
Процессный подход (процесс – последовательная смена состояний в развитии чего-нибудь; развитие какого-либо явления) известен применительно к управлению в целом, он рассматривает управленческую деятельность как непрерывное выполнение комплекса определенных взаимосвязанных между собой видов деятельности и общих функций управления (прогнозирование и планирование, организация и т.д.). Причем выполнение каждой работы и общих функций управления также рассматриваются в виде процесса, т.е. как совокупность взаимосвязанных непрерывно выполняемых действий, преобразующих некоторые входы ресурсов, информации и т.п. в соответствующие выходы, результаты.
На рис. 2.1 изображена схема любого процесса и взаимодействие его составных частей – видов деятельности [81].
Рис. 2.1. Виды деятельности, входящие в состав процесса
Для реализации процессного подхода в управлении современным университетом необходимо выстраивать систему управления процессами СМК. Для этого их надо выявить, описать и определить их черты как объектов управления.
Процессный подход не отменяет функционально-иерархического управления, а только дополняет, делает его более прозрачным и эффективным [81]. Выделение процессов, пригодных для СМК, лучше делать с учетом реальных границ структурных подразделений (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Процессный подход к системе управления
Это не будет противоречить существующим системам планирования (распределения ресурсов) и отчетности (показателям процессов), не разрушит действующую систему менеджмента.
Звенья иерархической системы управления университетом сгруппированы по функциональному признаку, т.е. по видам деятельности внутри учреждения образования – институты, факультеты, кафедры, бухгалтерская служба, юридический, планово-экономический и другие отделы. Поэтому владельцами процесса на уровне университета будет являть-
ся – ректор, на факультетах – деканы, на кафедрах – заведующие данными структурными подразделениями, в других отделах университета – начальники указанных отделов [41].
Наличие нескольких уровней управления для организации оправданно. Руководители верхнего уровня управления иерархической структурой видят деятельность организации в целом. Они призваны анализировать и планировать эту деятельность, обеспечивая достижение целей организации в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе [116]. Успеха может достичь только та организация, в которой полностью совпадают две системы управления: процессная и административно-иерархическая, построенная в виде организационной структуры подчинения руководителей и подразделений [81].
Реализация процессного подхода к деятельности университета предполагает определение основных процессов и закрепление за ними ответственных. Как показывает практика, наиболее сложной является процедура визуализации взаимосвязи и последовательности процессов, т.е. разработка структурной модели СМК, которая используется для подтягивания текущего состояния процессов к идеальному. Структурная модель процессов позволяет системно проанализировать взаимосвязь и взаимозависимость процессов, выявить лишние и малоэффективные процессы, подпроцессы, оптимизировать сроки их выполнения, распределить ответственность и полномочия между руководителями структурных подразделений и сотрудниками, определить узкие места во взаимоотношениях процессов, порой переосмыслить деятельность структурных подразделений вуза [97].
Обобщенная модель СМК, основанная на процессном подходе, принятом в ГОСТ Р ИСО 9000-2008, применительно к государственному университету приведена на рис. 2.3 [122]. Она устанавливает взаимосвязи с потребителем, связи между процессами управления (5), менеджмента ресурсов (6), процессами жизненного цикла образовательных услуг/научной продукции (7), мониторинга, оценивания и улучшения (8).
Примечание. Номера, указанные в блоках модели, соответствуют номерам разделов настоящего стандарта и ГОСТ Р ИСО 9001.
Рис. 2.3. Обобщенная модель СМК государственного университета
В государственных университетах есть процессы, которые реализуются и на общеуниверситетском уровне, и на уровне института /факультета /филиала, и на уровне кафедры. Кроме того, не рекомендуется в одну плоскость выносить процессы, относящиеся к разным видам деятельности. Начинать необходимо с модели процессов, относящихся к основному виду деятельности – предоставлению образовательной услуги.
С учетом вышесказанного и на основании обобщенной модели разработана модель СМК университета, которая устанавливает перечень, последовательность и взаимодействие процессов предоставления образовательных услуг/производства научной продукции, а также связи с потребителем и между процессами четырех блоков (рис. 2.4):
– управленческой деятельности (У), соответствующих разделу 5 ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Ответственность руководства;
– обеспечения ресурсами (Р), соответствующих разделу 6 ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Менеджмент ресурсов;
– жизненного цикла предоставления образовательных услуг (ОУ) и жизненного цикла научно-исследовательской и инновационной деятельности (НИД), соответствующих разделу 7 ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Процессы жизненного цикла продукции;
– мониторинга (М), соответствующих разделу 8 ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Измерение, анализ и улучшение [93, 101].
В соответствии со ст. 12 Закона РФ «Об образовании» [1] образовательное учреждение осуществляет образовательный процесс, то есть реализует одну или несколько образовательных программ и обеспечивает воспитание обучающихся. Результатом предоставления образовательных услуг является повышение уровня профессиональных знаний, навыков и умений, воспитание гражданской позиции и морально-нравственных качеств обучаемых.
Исторически сложилось так, что в большинстве вузов есть проректор по учебной и проректор по воспитательной работе, соответственно, процесс управления образовательным процессом целесообразно разделить на два, например, как показано на рис. 2.4 (процессы У-04 «Управление учебной деятельностью университета», У-05 «Управление воспитательной работой университета», за которые ответственными являются соответствующие проректора). В виду того, что оба процесса реализуются на соответствие требованиям пунктам 7.1 c, 7.2.2, 7.5.1 a-e, 8.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2008, то делается оговорка «в части учебной деятельности» и «в части воспитательной работы».
Многочисленные связи, входы и выходы процессов вуза внутри блоков и между ними, не могут быть представлены в виде одной, двух или даже трех стрелок, изображаемых на обычных структурных схемах, так как затрудняют восприятие схемы. Поэтому рекомендуется полную схему взаимодействия конкретного процесса представлять в спецификации (информационной карте) процесса в разделе «Внешнее взаимодействие процесса» (рис. 2.5 и 2.6) [97].
Образовательные услуги университета имеют нематериальный характер, результатом предоставления которых является повышение уровня профессиональных знаний, навыков и умений, воспитание гражданской позиции и морально-нравственных качеств обучаемых, она не требует действия по сохранению, идентификации, упаковке и т.д. Поэтому из области действия СМК исключаются требования пункта 7.5.5, касающиеся сохранения соответствия образовательных услуг в процессе их предоставления.
Адекватность разработанной модели ГОСТ Р ИСО 9001-2008 подтверждается содержанием конкретных процессов, удовлетворяющих отдельным требованиям стандарта.
Университет имеет возможность вести процесс последовательного мониторинга, измерения и контроля результатов успеваемости во время образовательного процесса (контрольные точки, зачеты, экзамены, защита выпускных квалификационных работ и т.д.), поэтому из области действия СМК исключаются требования пункта 7.5.2, касающиеся валидации процесса жизненного цикла предоставления образовательных услуг.
Рис. 2.5. Схема взаимодействия процесса ОУ-02 с другими процессами университета
Одним из основных видов деятельности университета является научно-исследовательская и инновационная деятельность (НИД), которая нашла свое отражение в аккредитационных показателях и в типовой модели образовательного учреждения [20].
В большинстве университетов данным видом деятельности руководит проректор по науке и инновациям, соответственно, процесс управления НИД должен найти отражение в процессной модели университета (процесс У-06 «Управление НИД университета»). Ввиду того, что данный процесс реализуется на соответствие требованиям пунктам 7.1 с, 7.2.2, 7.5.1 а-е, 8.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2008, то делается оговорка «в части НИД».
Следующими этапами структурирования процессов университета должно быть составление модели СМК на уровне институтов /факультетов /филиалов, а затем на уровне кафедры. При этом необходимо учитывать, что большая часть процессов в этом случае является «вложенной», поэтому названия блоков совпадают со схемой на уровне университета, за исключением блока «Факультетские/институтские (кафедральные) процессы жизненного цикла предоставления образовательных услуг» (рис. 2.7–2.8) [67, 97].
Перечень общеуниверситетских процессов [93] СМК государственного университета приведен в табл. 2.1, институтов /факультетов /филиалов – в табл. 2.2, кафедральных процессов – в табл. 2.3. В перечисленных таблицах в рамках процессов указаны пункты стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008, в которых изложены соответствующие требования к СМК.