Научная электронная библиотека
Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания
5.2. Этапы контроля
Как неотъемлемая часть деятельности организации, контроль является непрерывным процессом, который состоит из четырёх основных этапов:
1 этап. Установление нормативных показателей/выработка стандартов деятельности организации, подлежащих контролю. В рамках общего стратегического плана пред всеми подразделениями организации ставятся конкретные цели в форме определённых стандартов, или нормативных показателей, по которым сверяется деятельность организации. Под стандартами в данном случае понимаются конкретные цели, степень достижения которых поддается измерению. Для целей, используемых в качестве стандартов характерны две особенности: временной предел и конкретный критерий, с которым можно сравнивать выполненную работу, например, получить в 2012 г. прибыль в размере миллиона долларов. Конкретный критерий (миллион доллароc) и определённый период (2012 г.) называются показателями результативности. Они чётко определяют, какой результат необходимо получить, чтобы достичь намеченных целей. Подобные стандарты позволяют руководителю сопоставлять выполненную работу с запланированной и сделать необходимые выводы [32].
Для многих показателей деятельности установить стандарты сравнительно легко, потому что они поддаются количественному измерению (например, стоимость материалов, объем продаж, прибыль и т.п.). Но некоторые цели организаций количественно выразить невозможно, и приходится прибегать к их опосредованной количественной характеристике через измерение других, связанных с ними показателей (например, использование количества увольнений для оценки степени удовлетворенности работой).
2 этап. Измерение фактических результатов, полученных в ходе контроля. В большинстве организаций периодически (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) составляются отчёты о результатах количественных измерений тех или иных показателей деятельности. Например, если целью является увеличение объёмов продаж, то у организации должны быть средства сбора данных о продажах и соответствующий механизм отчётности. При этом измерению должны подвергаться не только количественные показатели, но и успехи в продвижении к этим целям, такие как повышение степени участия сотрудников в управлении и обучении и т.д. [21].
3 этап. Сравнение фактических результатов полученных в ходе контроля с установленными нормативными показателями (стандартами). На этапе сопоставления достигнутых результатов с установленными стандартами в итоге решается вопрос, соответствуют первые вторым или нет. Под соответствием не понимается точное совпадение, так как оно в реальной действительности встречается крайне редко. Речь идет о том, что стандарты всегда должны предусматривать некоторые допустимые отклонения, иметь так называемые верхние и нижние границы. Если существует явный выход за установленные пределы, необходимы корректирующие действия по приведению фактических результатов в соответствие с принятыми стандартами.
4 этап. Корректирующие действия в соответствии со сделанными выводами по результатам контроля. Здесь возможны три варианта действий: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт. При осуществлении действий по устранению отклонений от стандартов корректировки могут быть достигнуты путем изменения значений каких-либо факторов внутренней среды или принятия мер по устранению либо уменьшению отрицательного воздействия факторов внешней среды. На ситуацию может одновременно влиять несколько факторов. Поэтому, как правило, руководителю приходится выбирать не одно корректирующее направление, а несколько. При этом следует избегать решений, которые в краткосрочном плане обещают большие выгоды, а в долгосрочном – потребуют значительных затрат или вообще окажутся малоперспективными [4].
Так же может возникнуть необходимость корректировки самих стандартов, как в сторону понижения, так и в сторону повышения. Чаще всего существенные отклонения фактических результатов от стандартов имеют место из-за того, что последние оказались реально невыполнимыми. Стандарты устанавливаются на основе планов, и слабое обоснование планов ведет к появлению недостижимых стандартов. Они (как и сами планы) нуждаются в пересмотре в сторону понижения. Когда наблюдается стойкое превышение фактическими результатами стандартов, есть все основания для пересмотра стандартов в сторону повышения.