Научная электронная библиотека

Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания

1С: Предприятие 8.1.: Управление торговлей. Учебное пособие

Бобкова Е. Ю., Лыкова Н. П.,

Лекция 5. Документы и журналы

Структура лекции: структура и формы документов, ввод и редактирование данных, элементы журналов, ввод, редактирование и удаление записей в журналах

Документы

Любая операция хозяйственной дея­тельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода ин­формации в документ соответствующего вида и записи этого доку­мента в журнал.

При настройке конфигурации задачи определяется: структура документов, вид диалогов для их ввода, печатные формы, алгоритмы изменения итоговой информации (например, ал­горитм формирования бухгалтерских проводок). При описании документов на стадии конфигурирования сущест­вуют следующие возможности: документ любого вида имеет номер (который может быть как строковым, так и числовым) и дату, документ может иметь две ос­новные части: реквизиты  и табличные части.  К реквизитам относятся данные, которые являются общими для до­кумента, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки. Табличная часть документа представляет собой список однотип­ных данных, которых может встречаться более одного на документ. Например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета. В общем случае, табличная часть представляет совокупность строк определенной структуры. В некоторых документах табличная часть может использоваться как исходные данные для расчета общей суммы (например, общей стоимости выписанных по счету товаров). Документ в системе «1С:Предприятие 8.1» может содержать несколько табличных частей.

Ввод документа может осуществляться различными способами: ввод из журнала, ввод из меню. Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов документов, то для ввода нового документа следует выполнить команду: «Действия - Добавить». На экране появится список видов документов, которые могут отображаться в текущем журнале. В списке видов необходимо указать наименование вида необходимого документа и нажать кнопку «ОК». На экран будет выведена форма нового документа. Технология ввода документов из меню зависит от конфигурации.

Каждый документ имеет поля: номер, дата, время документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и про­грамма не позволит закончить ввод документа, если они не заполне­ны. Если при настройке конфигурации для документа установлен признак автоматической нумерации, то поле для ввода номера доку­мента будет содержать номер, автоматически сформированный сис­темой. Этот номер можно исправить, однако программа проследит, чтобы указанный вами номер не совпадал с номерами документов этого же вида, уже введенных в систему. Если это обусловлено конфигурацией, при вводе документа его номер будет проверяться на уникальность по правилам, определен­ным в конкретной конфигурации, и, если при сохранении документа система обнаружит нарушение требований уникальности, будет вы­дано сообщение «Номер не уникальный!», тогда введенный номер следует исправить.

Система 1С: Предприятие предлагает в качестве даты документа рабочую дату, ус­тановленную в общих параметрах (пункт «Параметры» меню «Сер­вис» главного меню программы).

В общем случае рабочая дата равна текущей системной дате компьютера. Предложенную системой дату можно изменить. Для ввода новой строки в табличную часть документа используется клавиша INS. Для копирования строки в табличную часть документа используется клавиша F9. Для удаления строки из табличной части документа используется клавиша Del.

Новый документ может быть введен путем копирования уже су­ществующего документа. Для этого следует в журнале с документа­ми нужного вида поместить курсор на строку с документом, который предполагается копировать, и нажать клавишу F9 или выбрать пункт «Копировать» в меню «Действия». В результате на экран будет выдана форма документа, в которой все реквизиты, за исключением номера и даты документа, будут ско­пированы из реквизитов документа-образца.

Новому документу, если это обусловлено конфигурацией, присваивается очередной порядко­вый номер, а в качестве даты будет проставлена рабочая дата, уста­новленная в общих параметрах. Корректировка реквизитов такого документа производится по общим правилам. Удаление документа производится в журнале документов с использованием клавиши Del.

Если в процессе настройки конфигурации задачи для документа была создана, помимо экранной формы (диалога), также печатная форма, то в диалоге для ввода реквизитов документа, как правило, присутствует кнопка, нажатие на которую вызывает построение этой формы. Обычно такая кнопка имеет надпись «Печать», хотя может иметь и какую-либо другую подобную надпись.

После нажатия кнопки «Печать» (или выполнения каких-либо иных действий, если это указано в описании конфигурации) будет построена печатная форма документа. Созданная печатная форма открывается в стандартном редакторе таблиц системы 1С:Предприятие. Если в окне редактора таблиц вид­на только часть формы, можно использовать клавиши управления курсором и линейки прокрутки для вывода на экран остальной части формы. При необходимости такая форма может быть отредактирована и сохранена на диск с помощью команды «Файл - Сохранить как». Редактирование печатной формы производится аналогично редактированию в MS Excel.

После того, как заполнена форма документа, его необходимо сохранить. В зависимости от на­стройки конкретного документа возможны несколько вариантов вы­полнения этого действия: если диалог для ввода документа содержит соответствующие кнопки, например, «ОК», «Сохранить», «Записать» или анало­гичные, сохранение документа выполняется путем нажатия на такую кнопку; если диалог для ввода документа не имеет кнопок, явно пред­назначенных для сохранения документа, то сохранение доку­мента выполняется путем закрытия окна диалога. Для этого следует нажать на кнопку закрытия окна .

В обоих случаях на экран будет выдан запрос о необходимости сохранения документа.

Вы можете выбрать один из трех вариантов ответа: «Да» - сохранить документ и закрыть окно диалога для вво­да документа; «Нет» -  закрыть окно диалога для ввода документа, но не со­хранять документ, «Отмена» - вернуться в диалог ввода документа.

Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации доку­мента. При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка «ОК» или «Провести»), на экран выдается запрос необходимости проведения документа. Если на запрос ответить «Да» - документ будет проведен. В журнале документов проведенный документ будет помечен в край­ней левой колонке знаком . Ответив «Нет» на запрос, можно отказаться от проведения документа сразу, и выполнить проведение в другое время. Обычно при проведении документа кнопкой «ОК» после проведе­ния документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что па складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробо­вать провести документ. Чтобы сделать документ не проведенным, следует в меню «Действия» выбрать функцию «Отмена проведения». После подтверждения признак  прове­денного документа изменится на . При отмене проведения документа отменяются все действия, ко­торые он выполнил в процессе проведения. Не проведенный документ можно откорректировать, записать, провести (или не проводить), а знак в крайней левой колонке жур­нала будет правильно отражать текущее состояние документа.

Журналы

В системе 1С: Предприятие информация о хозяйственных опера­циях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов.

При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются не­обходимые журналы для их хранения.

Количество журналов документов, с которыми может работать пользователь, определяется его набором прав и устанавливается в режиме «Конфигуратор». При настройке конфигурации системы «1С: Предприятие» можно определять практически неограниченное число журналов докумен­тов. Режим конфигурирования системы 1С: Предприятие предостав­ляет возможности по настройке состава колонок журнала, его экранного и печатного представления.

Журналы документов предназначены лишь для удобного отобра­жения списков документов - документ не связан «жестко» с ка­ким-либо журналом. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах. В системе 1С: Предприятие нет заранее заданного распределения документов по журналам. В процессе создания конфигурации задачи можно опре­делить для каждого вида документов наименование журнала, в кото­ром будет осуществляться работа с этими документами. Для конкретных журналов можно указать перечень видов докумен­тов, которые должны в нем отображаться.

Могут быть созданы также журналы, в которых отображаются все документы с возможностью их отбора по тому или иному признаку.  Таким образом, состав видов документов, входящих в журнал, определяется в конфигурации в соответствии с назначением журнала.

Если в конфигурации не задано иного, по умолчанию журналы документов можно открыть, используя пункт «Операции - Документы» главного меню программы. На экран будет вызван список журналов документов, существующих в системе.

В этом списке клавишами или мышью следует выбрать наимено­вание нужного журнала и затем нажать кнопку «ОК». Окно с вы­бранным журналом будет выдано на экран. Каждая строка журнала - ссылка на документ. Вид окна того или иного журнала полностью зависит от настройки конфигурации задачи.  Вид журнала, выдаваемый по умолчанию, то есть в том случае, когда иное не задано при настройке представляет собой таблицу, имеющую три (колонки): дата, вид документа, номер документа. Внешний вид журнала, его свойства, поведение управляющих элементов определяются при настройке конфигурации задачи и, в общем случае, может быть самым разнообразным. Форма журнала может состоять из совокупности управляющих элементов - полей ввода, кнопок, списков, полей со списками, флажков, являющихся стандартными элементами управления Windows. Для просмотра журналов документов ис­пользуются общие приемы работы с табличной частью формы. При большом количестве документов, находящихся в журнале (особенно это касается системных журналов), просмотр журнала для поиска нужного документа может занять мно­го времени.  В этом случае бывает полезно ограничить объем про­смотра записей в журнале.  Интервал видимо­сти определяет, за какой период времени будут видны документы при просмотре журнала. Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала. Интервал видимости устанавливается двумя способами - автома­тически и вручную. Когда окно с журналом вызывается на экран, интервал видимости автоматически устанавливается таким, как определено в настройке параметров журнала. Для изменения интервала видимости записей журнала необходи­мо выбрать пункт «Действия - Установить интервал дат» на панели инструментов журнала.

На экран будет выдан запрос «Настройка периода». После выбора интервала необходимо нажать кнопку «ОК». Порядок расположения записей в журнале определяется командой: «Действия - Сортировка». При этом: записи в журнале упорядочены по дате; внутри даты записи упорядочены по времени документа; если в пределах одной даты несколько документов имеют оди­наковое время, они упорядочены по порядку их ввода в систему.  Если необходимо расположить документы в журнале в порядке их ввода в программу, необходимо отключить сортировку по дате. Набор колонок в журнале можно изменить с помощью команды «Действия - Настройка списка», оставив галочки в колонках, необходимых для отображения. Поиск в журнале осуществляется путем отбора данных.  Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов или по видам документов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкретной организации-контрагенту, или отобрать все приходные наклад­ные.

В системе «1С: Предприятие» предусмотрены следующие виды отбора: отбор по текущему значению, отбор по виду, отбор в интервале дат, принудительный отбор.

Выбор вида отбора осуществляется командой: «Действия - Отбор». Принудительный отбор устанавливается на этапе конфигурации для ограничения прав пользователя. Например, при принудительном отборе, пользователь может видеть только те документы, которые он создал сам.

Вопросы по теме:

• 1. Как связаны журналы документов и документы?
• 2. Опишите структуру и состав журнала документов.
• 3. От чего зависит экранный вид журнала документов?
• 4. Что такое «интервал видимости»?
• 5. Сколько табличных частей может содержать документ в системе 1С: Предприятие 8.1?