Научная электронная библиотека
Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания
4. Проектный офис в муниципальном образовании, его структура и функции
Проектный офис – это новый элемент в системе муниципального менеджмента, задача которого заниматься управлением проектами, направленными на получение уникального и измеримого результата в соответствии со стратегией муниципального развития, в ситуации, оптимизированной по ресурсам – временным, материальным, человеческим.
Проектные офисы представляют собой ядро муниципальной инфраструктуры развития. Эти организационные единицы созданы на принципиально иной основе, чем все другие подразделения в администрации муниципального образования. Традиционные структуры администрации занимаются процессной деятельностью, которая носит повторяющийся характер, связана с выполнением регулярных функций и процедур. Процессный характер носит текущая деятельность администрации муниципального образования, направленная на решение законодательно возложенных на местную власть вопросов местного значения. Оказывая муниципальные услуги населению, органы местного самоуправления создают постоянные организационные структуры, нанимают и обучают персонал, налаживают взаимодействие между отдельными структурами, и все затраты на улучшение процесса оказания муниципальных услуг окупаются тем, что налаженный эффективный процесс повторяется множество раз. В рамках процессной системы управления реализовывать функцию развития невозможно, и для выполнения функции развития в администрациях муниципальных образований создаются проектные офисы.
Они выполняют роль инициаторов, координаторов, аналитиков, интеграторов проектной деятельности, основных стейкхолдеров проектов муниципального развития.
В Методических рекомендациях по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти Проектный офис как инструмент организационной поддержки проектной деятельности предлагается включить в ряд других специализированных структурных подразделений, таких как Проектный комитет, Проектный офис, функциональные проектные офисы, проектные офисы на уровне отдельных проектов, распределив между ними полномочия следующим образом: за Проектным комитетом закрепить планирование и контроль деятельности, ориентированной на долгосрочный и среднесрочный периоды, контроль реализации проектов, достижение контрольных событий и показателей органа исполнительной власти, Проектному офису надлежит функционировать как подразделению, организующему планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, административную поддержку и развитие проектно-ориентированной системы управления в органе исполнительной власти, функциональные проектные офисы должны внедрять проектное управление по своему направлению и контролировать реализацию соответствующих проектов проектных офисов на уровне отдельных крупных проектов. проектные офисы на уровне отдельных крупных проектов соответственно разрабатывают, реализуют, контролируют конкретные проекты [12].
Поскольку нормативно-методической проработки вопроса о структуре проектных офисов на муниципальном уровне нет, то нарождающаяся практика внедрения проектного управления показывает широкий спектр вариантов институционализации проектного управления. Организационную структуру с подразделениями Проектный комитет, Проектный офис, функциональные проектные офисы, проектные офисы на уровне отдельных проектов вводят в администрациях муниципальных образований-мегаполисах. В практике ряда муниципальных образований реализуются варианты организации проектного офиса, который совмещает все виды деятельности, а также внедряются модели функциональных проектных офисов по направлениям деятельности. Известны практики, когда муниципальные образования идут по пути формирования временных рабочих проектных групп для реализации конкретных проектов. Обосновывается целесообразность и других организационных моделей проектного управления в муниципальных образованиях. Так, О.А. Ломовцева, Л.Р. Кузьмина, А.А. Голодова предлагают формировать Центральный проектный офис, Функциональный проектный офис, Проектный офис [44, c. 81]. Центральный проектный офис – это структурное подразделение, занимающееся созданием проектно-ориентированной системы управления в администрации муниципального образования, формирующее портфель проектов и их показатели, осуществляющее планирование и контроль проектной деятельности, методологическую и административную поддержку. Центральный проектный офис стандартизирует процессы руководства проектами и способствует обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами. Сфера ответственности Центрального проектного офиса варьируется от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления кросс-функциональными проектами. Центральный проектный офис играет консультативную роль, предоставляет шаблоны, лучшие практики, обучение, выступает в качестве хранилища проектов. Степени контроля в проектном управлении у Центрального проектного офиса могут быть разные. Если акцент в его деятельности делается на консультационную поддержку, то степень контроля низкая. Если Центральный проектный офис предоставляет поддержку и требует соответствия требованиям с помощью различных средств (методологии, методики, шаблонов, требований, адаптации деятельности под стандарт, образец), то степень контроля средняя. Если Центральный проектный офис контролируют проекты путем непосредственного управления ими, то степень контроля высокая. Конкретный тип организации Центрального проектного офиса может выбрать администрация муниципального образования.
Функциональный проектный офис действует в конкретном функциональном подразделении администрации муниципального образования и отвечает за задачи проекта по направлению деятельности этого подразделения. Проектный офис – структурное подразделение, которое осуществляет конкретные проекты.
Вопрос первоочередной важности при формировании организационных структур проектного управления касается определения функций проектных ролей. Так, на федеральном уровне в органах исполнительной власти в Проектных офисах рекомендуется планировать следующий набор ролей: руководитель Проектного офиса и его заместители, специалисты по методологии (методологи), специалисты по планированию (планировщики), специалисты по отчетности, специалисты по организации работы Проектного комитета, руководители и специалисты по реализации проектов (координаторы проектов, руководители проектов, администраторы проектов), специалисты по внедрению и развитию информационной системы управления проектами, специалисты по внедрению и развитию системы мотивации, специалисты по организации процесса обучения, специалисты по проведению обучения (тренеры) [11].
В Методических рекомендациях по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти дается подробное толкование функциональных ролей Администратора (ответственного секретаря) проекта, Директора (куратора) проекта, Заказчика проекта, Исполнителей проекта, Участников проекта, Руководителя блока мероприятий, Руководителя проекта, Технического администратора информационной системы управления проектами, Функционального администратора информационной системы управления проектами.
Реализованные практики муниципального проектного управления показывают модели проектного офиса, в состав которого входят Куратор проекта (Старшее должностное лицо), заказчик, Руководитель проекта, Администратор проекта, Ответственные за мероприятия, Экспертные группы, Общественно-деловой совет [15]. Менее конкретно структурирование проектного офиса на составляющие группы: координирующий орган проекта, заказчик и исполнитель проекта, группа управления проектом (руководитель и куратор проекта), рабочая группа проекта, оператор мониторинга проекта.
Тип модели проектного офиса может определить администрация муниципального образования, закрепив ее соответствующими нормативными актами. Обязательно к принятию Положение о Проектном офисе или других организационных структурах проектного управления в администрации муниципального образования, в котором закрепляются функциональные роли проекта. При разработке этих положений можно опираться на Типовые положения о Проектном комитете и Проектном офисе, представленные в Приложениях № 6 и 7 к Методическим рекомендациям по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти [12].
Деятельность проектных офисов по управлению проектами включает следующие стадии:
● Инициация.
● Планирование.
● Организация исполнения.
● Контроль исполнения.
● Закрытие проекта.
При проектировании решаются такие функциональные управленческие задачи, как управление содержанием проекта, управление по временным параметрам, управление затратами, качеством в проекте, рисками в проекте, персоналом в проекте, коммуникациями в проекте, поставками и контрактами в проекте, управление интеграцией в проекте.
Одна из важных задач проектного офиса – привлечение различных источников ресурсов, включая финансовые. Муниципальные проекты развития реализуются не только за счет бюджетных средств органа местного самоуправления, но и за счет привлечения инвесторов. Компетенции субъектов хозяйствования социальной сферы по привлечению инвесторов зачастую ограничены, и проектные офисы призваны оказывать квалифицированное сопровождение организации инвестирования проектов.
Деятельность проектных офисов направлена на выделение приоритетных задач в ряду стратегических, решение которых требует существенных затрат, не всегда обеспеченных бюджетом, и которые должны быть реализованы в ограниченные, сжатые сроки. Чтобы выделить приоритетные актуальные задачи, необходимо систематически и качественно проводить комплексный мониторинг социально-экономического состояния муниципального образования. По результатам мониторинга проектные офисы инициируют проектные решения, направленные на развитие, которые затем в рамках специально организованных мероприятий обсуждаются органами местного самоуправления, ибо им делегируется ключевая роль по выработке самого проектного решения. Последующая задача проектного офиса – поддержка принятых проектных решений, организация и реализация осуществления проектного решения.
В целом при инициации проектного решения возможны два варианта действий: или инициатива проекта может идти от органа местного самоуправления, который, осознавая необходимость получения некоторого результата как значимого для муниципального образования, представляет идею проекта населению, местному сообществу, инвесторам, или инициатива проекта может исходить от местного сообщества, которое пытается донести до администрации муниципального образования факт наличия проблемы. В последнем случае мониторинг социально-экономического состояния города, проводимый проектным офисом, должен подтвердить стратегическую значимость решения данной проблемы для муниципального образования.
Проектный офис – это площадка для взаимодействия участников муниципального пространства, ориентированных на позитивное развитие городской среды. Проектные офисы реализуют информационно-коммуникационные и организационно-методические функции по внедрению и распространению проектного подхода в целом для решения различных проблем муниципального образования, по организации системы взаимодействия между органами власти различных уровней, коммерческими и некоммерческими организациями, местным сообществом, инвесторами для решения жизненно важных вопросов местного значения. Проектные офисы выполняют роль координаторов между участниками проекта и формируют командный ресурс для поиска совместных управленческих решений для реализации проблем в целях оптимизации временных, финансовых и др. ресурсов.
С точки зрения организационной, в администрации муниципального образования происходит перевод служащих на проектные должности. В случае если в администрации действуют временные проектные группы, должно обеспечиваться сохранение основного рабочего места руководителя проекта и проектных специалистов после закрытия проекта. На время участия в проекте их обязанности перераспределяются среди остальных служащих подразделения. Работникам проектных групп должно обеспечиваться сохранение уровня оплаты труда не ниже оплаты по основному месту работы, а также должны производиться премиальные выплаты: премия по итогам выполнения проекта в намеченные сроки с надлежащим качеством этапа проекта, премия по итогам работы за год; премия после завершения проекта. Также должен сохраняться муниципальный стаж работника временного проектного подразделения.
В Методических рекомендациях по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти представлен рекомендуемый Порядок оценки участников проекта и расчета премии. Расчет премии осуществляется на основании Итогового отчета и Ведомости оценок. Оценка участников проекта и расчет премии осуществляются в течение одного месяца после завершения проекта/этапа проекта. Рассчитываются ключевые показатели эффективности (КПЭ) – индивидуальные, проекта и блока мероприятий – численные показатели, используемые для определения размера поощрения в рамках утвержденной системы проектной мотивации органа исполнительной власти [12]. Данную систему мотивации возможно использовать на муниципальном уровне как инструмент мотивации в проектном управлении.
Однако специфика местного самоуправления, определяющая участие в проекте на уровне функциональной роли проекта и включение в состав Проектного офиса субъектов местного сообщества муниципальных образований, лидеров групп доминирующих интересов, задает необходимость поиска конкретных форм мотивации местного сообщества к участию в проектной деятельности.
Также не определены формы мотивации участия в проектах муниципального развития для бизнес-компаний, если последние выполняют функциональные роли в проекте.