Научная электронная библиотека
Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания
Традиционное и новое в работе с документами в организации, основанной на знании
Значение документа как инструмента репрезентации управленческого решения в интеллектуальной организации возрастает. Поэтому важны комплексные знания о документе, системах документации, способах документирования и стандартах оформления основных видов документов при решении практических проблем создания документной информации учреждений любой организационно-правовой формы. Вместе с тем традиционные формы работы с документами в соответствии с необходимостью реализации новых задач нуждаются в развитии, трансформации, жанровый набор форм документов в существенном расширении, необходим поиск нового метаязыка для ведения делопроизводства.
Базовыми понятиями терминосистемы документоведения являются понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», которые употребляют обычно синонимично, понимая под ними отрасль деятельности, обеспечивающую создание документов, документирование и организацию работы с официальными документами, с той лишь разницей, что при употреблении термина «документационное обеспечение управления» имеют ввиду современные организационно-технологические подходы к делопроизводству, его методологическое совершенствование благодаря внедрению в сферу работы с документами средств электронно-вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства, и единственно он адекватно отражает организацию делопроизводства в интеллектуальной организации.
Ключевое понятие терминосистемы документоведения - «документирование». Документирование - это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающем ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией. Документирование - создание документов,которое может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы - документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, -это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране монитора компьютера.
При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях - документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.
Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, запись производится по строго установленным правилам, закрепленным в правовых актах и нормативно-методических документах.
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации.
Организация и управление характеризуются разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. Унифицированные системы документацииразработаны также в связи с развитием автоматизации управленческих процессов.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых(ОСТ) стандартов.
В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90). С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97. ГОСТ Р6.30-97 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией - приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
Стандартом установлены следующие позиции: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ.
Реквизиты документа - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций.
Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.
ГОСТом Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Несмотря на то, что в ГОСТе описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. В разделе ГОСТа Р 6.30-2003 "Системы документации" для каждого вида документа выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.
Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Правило и требования ГОСТ Р6.30-97 носит универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и не унифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.
Сегодня задачи, решаемые организацией а системе экономики знаний, приводят к расширению понятия «документ», и под документом понимают текст, подтверждающий всякую, организационно значимую с точки зрения результата информацию. Однако такое понимание документа еще не стало общепризнанным.
В организации формируются системы документации. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. В "Общероссийском классификаторе управленческой документации", в зависимости от функций управления выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. В ГОСТе Р 51141-98 дано следующее определение: "Организационно-распорядительный документ - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц ".
Документы закрепляют и хранят информацию в речевой, звуковой или изобразительной форме, в том числе в преобразованном виде, на носителе.
Делопроизводство предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:
- регистрируемые и нерегистрируемые документы;
- входящие, исходящие и внутренние документы;
- направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
Одна из важнейших функций в организации работы с документами - это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.
Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Особенностью работы с документами в интеллектуальной организации является внедрение автоматизированных систем документооборота.