Научная электронная библиотека

Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания

Менеджмент знаний: документационное обеспечение управления

Макович Г. В.,

Экспертиза ценности документов и проблемы, связанные с появлением документов нового типа в организации, основанной на знании

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, в том числе доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени.

Значение и ценность документов, образующихся в процессе организационной деятельности на различных носителях, а также полученных от корреспондентов с использованием всевозможных средств доставки, различна. Можно выделить несколько групп документов.

К первой группе относятся документы, необходимые только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.

Вторая группа документов - это документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее, они должны сохраняться в течение жизни человека, но и они, в конечном счете, утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума. Интересные сами по себе, они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли заинтересующей будущих исследователей современности.

Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.

Четвертые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может, что-то и позаимствовать при разработке собственных документов аналогичного содержания.

Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда РФ, в его государственную или негосударственную часть, в зависимости от автора и владельца.

Последние, как памятники истории и культуры, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, или, по архивной терминологии, постоянно.

Для постоянного хранения, конечно, делается выборка и из документов других перечисленных групп, но тогда они также становятся памятниками истории и культуры.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность определения ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Вообще оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки, начиная от написания содержания, согласования, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установления системы регистрации, выбора места и способа хранения.

Экспертиза ценности документов в организации проводится в несколько этапов. Первым этапом экспертизы ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда определяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертизы ценности уже самих документов проводится, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив организации.

Третий раз снова уточняется ценность документов при передачи их на постоянное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе делопроизводственных служб, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов создаются постоянно действующие экспертные комиссии.

В крупных организациях с большим объемом документооборота - центральная экспертная комиссия, основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии.

В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об экспертной комиссии, Архивной службой РФ (Росархивом) в 1995 г. разработано и утверждено «Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:

-сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;

-сотрудника, ответственного за архив;

- специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

- специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации.

Секретарем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива.

Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Экспертная комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Руководитель организации, согласно законодательству, несет ответственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии, прежде всего являются:

- пересоставляемая номенклатура дел;

- описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

- акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;

- комплексы документов (номенклатуры дел, бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения);

- предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;

- протоколы заседаний экспертной комиссии,

Описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы РФ.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
• отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Организационные документы систематизируются по трем основным группам:

- основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения по выполнению основных функций (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти и вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению в организации. На постоянное хранение отбираются подлинники документов; копии выделяются к уничтожению.

- оперативная документация, содержащая сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;- документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы и т. п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др.

В отдельную группу могут быть выделены дела, требующие дополнительного изучения, так называемые нестандартные, научно-практическая ценность которых определяется в каждом конкретном случае индивидуально, после соответствующего их изучения сотрудниками Госархива с привлечением специалистов организации.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проводится только путем полистного просмотра. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Если обнаруживается, что с документами постоянного хранения в деле имеются документы временного хранения, дело переформируется.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

• проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
• запись электронных документов на машинные носители;
• проверка качества записи;
• описание электронных документов;
• проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
• подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:

• название документа,
• дата его создания,
• характеристика содержания (аннотация),
• электронный формат,
• физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.),
• объем документа (для баз данных также - количество записей).

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Экспертиза ценности документов сегодня включена в такжн в процедуры управленческого аудита.Управленческий аудит - независимое исследование и оценка управленческой деятельности в соответствии с разнообразными стандартами оптимальной эффективности функционирования социально-экономических систем.Сущность аудита состоит в выявлении отклонений управленческих действий менеджера от наиболее рациональных, определяемых хозяйственным правом, политикой и стратегией фирмы, современной теории менеджмента. Цели управленческого аудита:

• оценка эффективности менеджмента фирмы;
• выявление "узких мест" в деятельности фирмы и определение (разработка) предотвращающих и уменьшающих их механизмов внутреннего контроля;
• внесение рекомендаций, касающихся совершенствования системы менеджмента и профилактики кризисных ситуаций;
• исследование и разработка предложений (проектов) по вариантам трансформации деятельности фирмы (реорганизация, реструктуризация, реинжиниринг, слияние, поглощение, ликвидация).

Методология управленческого аудита призвана выявить, насколько эффективно работает организация, причем оценить это на основе анализа всех ее составляющих. Документационное обеспечение управлени фиксирует управленческое решение и проявляет способы его реализации, и является важным компонентом системы менеджмента.

Документ в интеллектуальной организации как носитель знания, существующий в режиме автоматизированного документооборота, по всей видимости, требует иной, соответствующей его сути оценки полезности. Однака критерии такой оценки еще не разработаны.