Научная электронная библиотека
Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания
Международные стандарты в сфере документационного обеспечения организационных процессов как условие перехода к управлению знаниями
Разработка и внедрение технических нормативных правовых актов во всех сферах деятельности - фактор согласованности действий в высококонкурентной среде. Технические нормативные правовые акты также эффективный механизм распространения наилучших технологий и методов работы, установление соответствий международным нормам. Повышение юридической значимости документа в эпоху усиления действия экономичческих факторов обусловливает актуальность пересмотра подходов к управлению документами. М.В.Ларин в книге «Управление документацией в организациях» (2002 г.) пишет о необходимости отхода «от примата делопроизводства, от классического деления документации «по системам» и о необходимости перехода к созданию высокоэффективных систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, в особенности в государственном аппарате управления».
Регламентация и управление выступают основными организационными формами регулирования создания и функционирования систем документации. Стандартизация в различных организациях регламентов и процедур управления всеми документами обеспечивает эффективный доступ к содержащейся в документах информации и защиту документов. Однако целесообразно рассмотеть международные стандарты - технические нормативные правовые акты в сфере управления документацией, в том числе электронными документами. Это стандарт ISO 15489, который был принят как ISO 15489-1:2001 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 1: Общие принципы» и ISO 15489-2:2001 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 2: Отчет». Данные акты разработаны Международной организацией по стандартизации (ISO), соответствующими структурами Евросоюза, национальными комитетами по стандартизации и сертификации, другими государственными организациями, а также объединениями специалистов в этой области. Международные и зарубежные национальные технические нормативные правовые акты по управлению документацией существенно отличаются от отечественных стандартов и инструкций по организации делопроизводства. Современные международные технические нормативные правовые акты - это не предельно четкие и ясные инструкции, как в российских стандартах, а описание обобщенных идей, требований и методик без определенных способов их практической реализации, которая возлагается на пользователя. Обычно для организаций они носят рекомендательный характер, но если стандарты в определенной отрасли зарекомендовали себя к общему принятию, то они становятся обязательными. Традиционное отечественное делопроизводство обрабатывало реквизиты и форму документов, но сейчас для обеспечения руководства организаций релевантной информацией для принятия правильных управленческих решений требуется осмысливание контекстов документов и определение взаимосвязей их контекстов.Все это практически невозможно без принятия соответствующей правовой базы. Если раньше системы документооборота реализовывали функции просто регистрации информации и формального контроля продвижения документов по исполнителям, по всей цепочке исполнения вопроса, то сейчас требования к автоматизированным системам документационного обкспечения управления - это отражение содержательных этапов планирования, мотивации персонала к деятельности, учета экспертной информации, экспертных оценок и прогноза, которые все больше учитываются при принятии решений.
Стандарты ISO определяют документ как информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности. В отличие от устоявшейся терминологии российских стандартов, в ISO основная нагрузка в термине «документ» приходится на те функции, которые документы реализуют в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа. Традиционное отечественное делопроизводство обрабатывало реквизиты и форму документов, но сейчас для обеспечения руководства организаций релевантной информацией для принятия правильных управленческих решений требуется осмысливание контекстов документов и определение взаимосвязей их контекстов.
Под управлением документами понимают область управления, отвечающую за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов.
К наиболее общим принципам управления документацией (создание, сбор и управление любыми документами на любых носителях) и информационными ресурсами в организации, отмеченным в ISO, относятся установление и документальное закрепление:
1) основных правил и стандартов работы с документацией в организации;
2) распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации;
3) делопроизводственных процессов и технологий.
Стандарт ISO
- регламентирует управление документами на любых носителях в любом формате и информационными ресурсами, создаваемыми, созданными или полученными организациями любой формы собственности в процессах их деятельности, а также лицами, профессиональными обязанностями которых является создание и (или) обработка документов;
- облегчает разработку и внедрение в организациях систем управления документацией или их совершенствование;
- требует выработки локальных (внутренних) нормативных документов организации;
- требует от системы управления доступом к документации, чтобы надлежащее управление доступом обеспечивалось через установление статуса доступа, как документам, так и пользователям;
- указывает, что управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование систем управления документами, интегрированных с системами управления и управленческими процессами;
- закрепляет наиболее важные виды работ в процессе создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления организации: фиксация сведений о том, какие виды деловой деятельности требуют документирования; когда, как и где документы должны быть созданы;
- определяет, что из политики управления и хранения документации должны приниматься руководством организации и распространяться на всех работников, в чьи функции входит создание документов; закрепляет ответственность за любой документ в организации на каждом уровне управления;
- содержит рекомендации по управлению документами организации для соответствия требованиям международных стандартов управления качеством ISO;
- не регулирует управление архивными документами в организациях (архивных учреждениях).
- содержит рекомендации по разработке и внедрению системы документооборота в организации.
Многие положения ISO непосредственно связаны с защитой информации и ее носителей, с обеспечением безопасности самой организации, ее работников и ее внешней среды в связи с хранением и санкционированным уничтожением информации в соответствии с требованиями действующего национального законодательства.
Такие положения применяются при выработке в любых организациях регламента системы безопасности информации.
В России ISO 15489 был утвержден 12 марта 2007 г. как ГОСТ Р ИСО 15489 с целью его ускоренного внедрения в практику.
Известен также стандарт MoReq Европейского Союза в области управления документами, принятый в 2001 г.
Стандарт MoReq проводит различие между основными типами систем управления документами: информационными системами и системами электронного документооборота. Н.А. Храмцовская считает, что проводимое в стандарте MoReq главное отличие систем электронного документооборота заключается в том, что они не только обеспечивают сохранность информации, но также целостность и аутентичность электронного документа. После регистрации информационного материала в качестве документа тот не может быть изменен или уничтожен, если он не имеет статуса документа временного срока хранения. В современной мировой практике основным направлением развития в области управления документами становится все более тесная интеграция информационных систем с системами электронного документооборота.
Стандарт MoReq содержит основные требования к:
- самой системе электронных документов;
- классификационной схеме (электронной номенклатуре дел);
- средствам обеспечения безопасности документов;
- хранению документов в течение установленного срока, их передаче и уничтожению;
- вводу документов в систему;
- идентификаторам объектов;
- поиску, извлечению и выводу документов;
- метаданным и эталонной модели.
В требованиях MoReq также рассмотрены:
- автоматическая защита аутентичности документа;
- экспертиза ценности, сроки хранения документов, уничтожение документов;
- организация долговременного хранения электронных документов;
- важнейшие документы и восстановление деятельности после катастроф.
Стандарт MoReq требует практического слияния в организациях служб инженерно-технической и документационного обеспечения управления.
Завершена разработка 2-й версии стандарта MoReq (MoReq2). Приоритетными направлениями при разработке MoReq2 стали следующие:
- разработка программы сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта;
- переработка уже существующих базовых требований, включая оценку соответствия стандарту ISO;
- управление тематическими делами, организация;
- эффективное управление гибридными досье и внеэлектронной (физической) документацией;
- интеграция с системами управления контентом (управление информационными материалами на веб-сайтах).
В MoReq есть так называемая нулевая глава- национальное видение, и каждая страна-член ЕС самостоятельно решает, что войдет в ее нулевую главу. Эта глава отражает влияние особенностей национального законодательства и традиций в области управления документами (например, в отношении документирования транзакций, регистрации и т.п.), гармонизированный перевод терминов и др.
Российские стандарты в области делопроизводста ограничивают возможности внедрения менеджмента знаний и нуждаются в развитии. С учетом существующих реалий в российские стандарты в области делопроизводства должны обеспечивать:
1) адекватное применение принципов и технологий обработки документов, гармонизированных с международными;
2) единое методологическое обеспечение создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления для различных организаций;
3) способность автоматизированной системы документационного обеспечения управления импортировать и экспортировать документы и их метаданные в установленном государством стандартном формате.
Особый интерес также в российской практике представляют стандарты по управлению видами электронной деятельности (e-mail, базы данных, веб-страницы и т.д.).
Неурегулированность в должной степени действующим российским законодательством тех аспектов нормативного регулирования электронным документооборотом, которые уже с успехом отработаны в мировой практике, обусловливает существование крайне громоздких, с большим трудом и неэффективно управляемых систем «бумажного + электронного» документооборота, в которых электронный документ до сих пор продолжает легализовываться при помощи бумажных документов. В современных условиях такое положение дел вступит в серьезное противоречие с базисным принципом функциональной эквивалентности электронных и бумажных документов, который является фундаментальным в международном законодательстве в области электронной коммерции и электронной подписи.