Научная электронная библиотека
Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания
Глава 9. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
В жизни, как правило, преуспевает больше других тот, кто располагает лучшей информацией
Бенджамин Дизраэли
Большая часть информации, используемой для управления ООО, фиксируется в различных документах.
Составной частью управления организационной системой является делопроизводство, то есть деятельность охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними.
Основные задачи делопроизводства:
1. Создание документов, то есть фиксация на каком-либо носителе.
2. Передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений.
3. Регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением.
4. Систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники и сетевых технологий.
Далее следует информация о программном обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе:
1. Для создания документов используются текстовые редакторы (Microsoft Word). Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм, шаблонов (См. Раздел Формы документов/Примеры шаблонов) при составлении основных видов документов; оформления их с использованием фирменного стиля предприятия, возможность многократного тиражирования созданных документов и многое др. Табличный процессор Microsoft Excel позволяет включить в документы отчеты, фрагменты расчетов, а также различные диаграммы.
2. Для обмена информацией используются компьютерные сети: локальные, корпоративные, глобальные. Сети ускоряют процесс обмена информацией. Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.
3. Для регистрации документов и для контроля их использования используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей, например система электронного документооборота «Дело». Системы позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпящих отлагательства. Подобные программы своевременно предупредят исполнителя о наступлении срока исполнения.
4. Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных Microsoft Access. С помощью программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых.
Пакет документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми. Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами.
Основными нормативными документами, регулирующими документационное обеспечение управления в Российской Федерации, сегодня являются:
1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», описывающий систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
2. «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», которая устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
Электронный документооборот предполагает движение документов в электронной форме. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ определены правовые условия использования электронной цифровой подписи, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия. Эффект от использования систем электронного документооборота включает:
1. Прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами).
2. Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала.
3. Сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства.
4. Полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.
Документация в ООО
В системе управления персоналом в организации используются следующие виды документации:
1. Организационно-кадровая документация, включающая в себя устав организации, отражающая структуру и штатную численность персонала (правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), штатное расписание, должностные инструкции).
2. Информационно-справочная документация – письма, факсограммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки и т.д.
3. Плановая документация.
4. Отчетно-статистическая документация.
5. Документация по личному составу и т.д.
В структурных подразделениях организации разрабатываются, используются и хранятся ряд документов, связанных с управлением персоналом. Это проекты приказов по кадровым вопросам: о приеме на работу, об увольнении, о переводе, перемещении, вознаграждении или взыскании. К такого рода документам также относятся графики отпусков, данные о текучести кадров, трудовые договора (контракты) и ряд других.
В «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы» предусмотрены действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 – 210?297 мм, напечатанная с одной стороны. Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка (2450 знаков) – через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) – через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.
Трудовой договор (контракт)
В соответствии со статьей 56 ТК РФ трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.
При заключении трудового договора с врачами-стоматологами необходимо учитывать некоторые особенности, вызванные спецификой профессиональной деятельности этой категории ра-
ботников.
Эти особенности возникают уже на этапе истребования документов от работника для заключения трудового договора. Так, статья 65 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает, что работник при приеме на работу обязан предъявить работодателю определенные документы, в их числе документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. В этой связи при заключении трудового договора с врачом-стоматологом необходимо учитывать следующее. В соответствии со статьей 57 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан от 22 июля 1993 г. № 5487-1 (с изменениями от 2 марта 1998 г., 20 декабря 1999 г., 2 декабря 2000 г., 10 января 2003 г.) (далее – Основы) право на занятие медицинской и фармацевтической деятельностью в Российской Федерации имеют лица, получившие высшее или среднее медицинское и фармацевтическое образование в Российской Федерации, имеющие диплом и специальное звание, а на занятие определенными видами деятельности, перечень которых устанавливается Министерством здравоохранения Российской Федерации, а также сертификат специалиста и лицензию.
Следовательно, при приеме на работу от врачей-стоматологов кроме общих документов (паспорт, трудовая книжка и т.д.) должен быть истребован диплом о получении высшего медицинского образования в Российской Федерации (к этому образованию приравнивается образование, полученное в бывшем СССР).
В трудовом договоре должны быть предусмотрены права и обязанности работника и работодателя.
Права и обязанности должны быть конкретизированы применительно к трудовой функции работника, целесообразнее изложить их в должностной инструкции, прилагаемой к трудовому договору.
При определении прав и обязанностей врачей, при составлении должностной инструкции рекомендуется руководствоваться основными требованиями, предъявляемые к врачам-стоматологам, стоматологам-хирургам, стоматологам-ортопедам, стоматологам-ортодонтам.
Ниже приведен пример стандартного трудового договора.
Трудовой контракт
г. Москва «18» января 2010 г.
Предприятие ООО «АистЁноК», в лице директора Царева Давида Артуровича, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и гр. Давидов Артур Рамазович, именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:
Статья 1.
Настоящий контракт регулирует трудовые и иные отношения между Работодателем и Работником.
Работа по данному контракту является основным местом работы Руководителя.
Статья 2.
Работник принимается на работу в качестве врача стоматолога-терапевта.
Работник подчиняется непосредственно директору организации Цареву Д.А.
Работник обязуется:
1) добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, приказы и распоряжения своего руководителя;
2) подчиняться внутреннему трудовому распорядку предприятия;
3) бережно относиться к имуществу предприятия;
4) правильно и по назначению использовать переданное ему для работы оборудования, приборы, материалы и т.п.
Статья 3.
Работодатель обязуется обеспечивать Работника работой (материалами, оборудованием, заданием и т.д.) в соответствии с его специальностью и квалификацией. Время простоя не по вине Работника, если он предупредил Работодателя о начале простоя, оплачивается из расчета не ниже двух третей тарифной ставки установленного Работнику разряда.
В случае простоя Работодатель имеет право перевести Работника с учетом его специальности и квалификации на другую работу на этом же предприятии на все время простоя, либо на другой предприятие в той же местности на срок до одного месяца.
Перевод Работника на неквалифицированную работу не допускается.
Работодатель обязуется создать Работнику здоровые и безопасные условия труда.
Статья 4.
Работнику устанавливается испытательный срок 2,5 месяца.
Статья 5.
Местом постоянной работы Работника является стоматологическая клиника «АистЁноК».
Работник может направляться в служебные командировки с оплатой в соответствии с действующим законодательством.
Статья 6.
Работодатель обязуется выплачивать Работнику заработную плату в размере 35000 руб. в месяц.
Работнику также устанавливаются: надбавка в размере 15 % от выручки ежемесячно;
Заработная плата выплачивается не позднее 25 числа каждого месяца.
Статья 7.
Для Работника устанавливается 6 часовой рабочий день.
Работник работает в одну смену. Порядок работы по сменам устанавливается графиком сменности предприятия.
Работник может привлекаться к сверхурочным работам в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
Статья 8.
Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя плавающими выходными днями.
Статья 9.
Работа в выходные и праздничные дни производится по договоренности между сторонами и оплатой в двойном размере или с предоставлением отгулов.
Статья 10.
Работнику предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Работнику предоставляется дополнительный отпуск продолжительностью 12 календарных дней.
Отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков на предприятии либо в любое время в течение рабочего года по соглашению сторон.
Ежегодный отпуск за первый год работы предоставляется по истечении 6 месяцев со дня заключения контракта.
С согласия Работодателя Работнику может предоставляться отпуск без сохранения заработной платы, если это не отразится на нормальной работе предприятия.
Статья 11.
Настоящий договор заключен на неопределенный срок с «18» января 2010 г.
Статья 12.
Договор может быть прекращен или расторгнут в порядке и по основаниям, предусмотренным действующим законодательством. Увольнение без законного основания влечет за собой восстановление Работника на прежней работе с выплатой ему заработной платы за время вынужденного прогула, но не более чем за
три месяца.
Статья 13.
На Работника полностью распространяются льготы и гарантии, установленные для работников данного предприятия (организации) действующим законодательством, отраслевыми нормативными актами и коллективным договором.
Специалист подлежит социальному и медицинскому страхованию в порядке и на условиях, установленных для рабочих и служащих государственных предприятий.
Статья 14.
Ущерб, нанесенный Работником предприятию, подлежит возмещению в соответствии с действующим законодательством.
Статья 15.
Ущерб, нанесенный Работнику увечьем либо иным повреждением здоровья, связанным с исполнением им своих трудовых обязанностей, подлежит возмещению в соответствии с действующим законодательством.
Статья 16.
Денежные доходы Работника подлежат индексации в соответствии с законодательством РФ.
Статья 17.
В случае возникновения между сторонами спора он подлежит урегулированию путем непосредственных переговоров Работника и Работодателя.
2. Если спор между сторонами не будет урегулирован, то он подлежит разрешению в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
Статья 18.
Настоящий контракт составлен в двух экземплярах. Первый экземпляр находится у Работодателя, второй экземпляр находится у Работника.
РАБОТНИК: РАБОТОДАТЕЛЬ:
Ф.И.О. Наименование Предприятия
Давидов Артур Рамазович ООО «АистЁноК»
Паспорт серия 4528 Адрес: г. Москва,
№ 555555 выдан ОВД ул. Медиков, дом 5
«Царицыно» г. Москвы, Директор Царев Д.А.
Регистрация: г. Москва,
ул. Кантемировская 18,
дом 3, кв. 145.
______________(подпись) _____________ (подпись)
М.П. М.П.
Прием на работу
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Унифицированная форма Приказа (распоряжения) о приеме на работу работников приведена в Приложении.
Штатное расписание
В штатном расписании организации закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на общем бланке организации и содержит перечень должностей. Сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде оплаты труда. Штатное расписание подписывается руководителем службы управления персоналом и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность работников и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью.
Штатное расписание составляется на долгий период времени, однако при необходимости в него вносятся изменения, оформленные соответствующим приказом по организации.
График отпусков
В зависимости от должности и (или) специальности продолжительность рабочего времени медицинских работников определяется Правительством Российской Федерации. Необходимо учитывать и некоторые особенности регулирования труда медицинских работников. В соответствии с трудовым законодательством РФ для медицинских работников устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени не более 39 часов в неделю[6]. По нормативам один врач–стоматолог может работать 6 часов в сутки при условии шестидневной рабочей недели.
Состав персонала ООО «АистЁноК» рассчитывается на основании плана по предоставлению услуг 12 часов в день.
ООО «АистЁноК» арендует помещение площадью 100 кв. м. Исходя из этого в штате сотрудников предусмотрен найм двух санитаров.
Кроме того, работники в области стоматологии имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск[7]. В соответствии с Трудовым кодексом РФ продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.
Исходя из вышесказанного, администрацией был утвержден следующий график отпусков.
Правила внутреннего распорядка.
(Положение о персонале)
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) регламентируют режимы рабочего времени и времени отдыха всех категорий занятых в организации сотрудников.
Разработанные в организации Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии с положениями статьи 190 ТК РФ утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации (профсоюзным комитетом, советом трудового коллектива, общим собранием работников организации и др.). Утвержденные в указанном порядке Правила прилагаются к коллективному договору организации.
Правила могут быть оформлены в качестве отдельного локального нормативного акта организации или же в качестве приложения
к единому коллективному договору.