Научная электронная библиотека

Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания

УЧЕТ И АНАЛИЗ В КОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Кибиткин А. И., Дрождинина А. И., Мухомедзянова Е. В., Скотаренко О. В.,

3.1. Учетные регистры бухгалтерского учета

Данные сгруппированных первичных документов, принятых к учету, накапливаются и систематизируются в регистрах бухгалтерского учета.

Учетные регистры представляют собой носители данных определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательствах хозяйствующего субъекта.

Внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны: книги, журналы, карточки, свободные листы, электронные носители информации, оперативная память ЭВМ и т.п.

Хозяйственные операции должны отражаться в учетных регистрах в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной. Информация о хозяйственных операциях, произведенных организацией за определенный период (месяц, полугодие, год) из регистров бухгалтерского учета переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.

Учетные регистры классифицируют по ряду признаков:

– по внешнему виду: книги, карточки, свободные листы, электронные таблицы;

– по объему содержания: синтетические, аналитические, комбинированные;

– по охвату записи: хронологические, синтетические, комбинированные;

– по строению: односторонние, двусторонние, линейные, шахматные.

Записи в учетные регистры осуществляются ручным способом или с помощью компьютерных бухгалтерских программ. Если регистры формируются в электронном виде, то хранятся в памяти компьютера или на дискетах. При этом должна быть предусмотрена их распечатка, а также защита от несанкционированного исправления.

При заполнении учетных регистров могут быть допущены ошибки.

Ошибки могут быть локальные – искажают информацию только в одном учетном регистре (например, неправильно поставлена дата) и транзитные – искажают информацию нескольких учетных регистров (например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе).

Ошибки должны быть выявлены и исправлены. Исправление ошибок осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

1. Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов и итоговых учетных записей. Исправления в документах и учетных регистрах должны быть сделаны разборчиво, оговорены и подписаны лицами, составившими документ. Зачеркивание производится таким образом, чтобы можно было его прочесть, а правильный текст надписывается над зачеркнутым.

2. Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда корреспонденция счетов указана верно, а стоимостная оценка занижена. Для исправления ошибки составляется дополнительная проводка на сумму недостающую до правильной. Например, подотчетным лицам выдали из кассы 40 000 руб., а ошибочно записали 10 000 руб., то на разность между этими суммами – 30 000 руб. (40 000–10 000) нужно составить дополнительную проводку.

3. Способ «красное сторно» применяется в случаях, если указана неправильная корреспонденция счетов или при правильной корреспонденции счетов преувеличена сумма операции. Сторнировочная запись выполняется при необходимости аннулировать частично или полностью ошибочную запись. Сущность данного способа состоит в том, что вначале ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красным цветом. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красным цветом, вычитаются из итога. Тем самым неправильная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами.

Исправление ошибочных записей способом «красное сторно» покажем примере, представленном в табл. 3.1.

Таблица 3.1

Журнал хозяйственных операций

На счетах эти суммы будут отражены следующим образом:

При исправлении ошибок бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку, являющуюся документом бухгалтерского оформления.