Научная электронная библиотека

Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания

УНИВЕРСИТЕТСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ В РАМКАХ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА

Бадеева Е. А.,

3.4. Виды плановой документации системы менеджмента качества университета

Важным элементом совершенствования системы качества в университете является совершенствование документов планирования различных видов деятельности на всех уровнях управления, которые находятся в центре пирамиды структуры документации университета, а также на самой ее вершине и которые регламентируют ответственность должностных лиц, подразделений и отдельных сотрудников университета (рис. 3.4 и 3.5).

Требования к плановой документации нашли свое отражение в ГОСТ 9001-2008, согласно которому документация СМК университета должна включать в себя:

– документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;

– руководство по качеству;

– документированные процедуры и записи, требуемые настоящим стандартом;

– документы, включая записи, определенные организацией как необходимые ей для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими (п. 4.2.1). Документация может быть в любой форме и на любом носителе [5].

Университет должен разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее:

– область применения СМК, включая подробности и обоснование любых исключений;

– документированные процедуры, разработанные для СМК, или ссылки на них;

– описание взаимодействия процессов СМК (п. 4.2.2) [5].

Таблица 3.10

Цели процесса КОУ (ХХХ) «Реализация основных образовательных программ» выпускающей кафедры «ХХХ»

*Примечание. Под инновационными методами в образовательном процессе понимают:

а) использование информационных ресурсов и баз знаний;

б) ориентация содержания на лучшие отечественные и зарубежные аналоги образовательных программ;

в) применение предпринимательских идей в содержании курсов;

г) использование проблемно-ориентированного междисциплинарного подхода к изучению наук «ХХХ»;

д) применение активных методов обучения, «контекстного обучения» и «обучения на основе опыта»;

е) использование методов, основанных на изучении практики (case studies);

ж) использование проектно-организованных технологий обучения работе в команде над комплексным решением практических задач;

и) применение электронных мультимедийных учебников и учебных пособий «ХХХ»;

к) деловые игры «ХХХ»;

л) круглые столы «ХХХ»;

м) диспуты «ХХХ»;

н) научные конференции по дисциплинам «ХХХ»;

п) использование мультимедийных и аудио-визуальных средств;

р) использование промышленных программных сред «ХХХ»;

с) использование возможностей Интернета

Рис. 3.5. Структура документации СМК университета

Документы СМК должны быть управляемыми. Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

– официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до выпуска;

– анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;

– обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

– обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

– обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

– обеспечение идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения, определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества;

– предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей (п. 4.2.3) [5].

Записи, установленные для представления свидетельств соответствия требованиям и результативного функционирования СМК, должны находиться под управлением. Организация должна установить документированную процедуру для определения средств управления, необходимых для идентификации, хранения, защиты, восстановления, сохранения и изъятия записей. Записи должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми (п. 4.2.4) [5].

В табл. 3.11 приведены виды внутренней документации университета [50] в рамках процедуры планирования, отличающиеся по признакам классификации. Характеристики планов в зависимости от их разновидности раскрыты в табл. 3.12 [119].

Таблица 3.11

Виды внутренней документации университета
в рамках процедуры планирования

Таблица 3.12

Характеристики планов в зависимости от их разновидности

Планово-прогностическая документация университета (в том числе и в области качества) представляет собой модель содержания деятельности всех участников образовательного процесса, направленную на достижение намеченных целей. В ее состав входят: стратегические документы развития (перспективные, на 3-5 лет), комплексные программные документы (среднесрочные, на 1-3 года), оперативные документы планирования (текущие: на месяц и менее) (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Состав планово-прогностической документации университета

Виды документов распределяются и по уровням управления и делятся на документы стратегического и тактического уровня управления (рис. 3.7).

Стратегические документы развития – документы, содержащие систему взглядов или основную мысль, определяющие стратегическую политику развития университета в целом, его структурного подразделения, какой-либо системы, управления чем-либо и т.п.

Комплексные программные документы – документы, дающие направления и последовательность деятельности, ориентированной на будущее управленческое знание, определяющее принцип связи концептуально заданных стратегических целей, условий и способов их достижения, форм организации в конкретной ситуации.

Оперативные документы планирования – документы, содержащие виды, направления и содержание деятельности, сроки выполнения работ, ответственных исполнителей, а также планируемые результаты.

Рис. 3.7. Состав планово-прогностической документации стратегического и тактического уровня управления

Распределение ответственности за документацию при планировании видов деятельности в университете приведены в табл. 3.13.

План – это документ, содержащий заранее намеченную систему мероприятий, объединенных общей целью, предусматривающую порядок, последовательность, сроки выполнения и ответственных исполнителей на заданный период времени.

План развития – разновидность плана, содержащий цели, систему мероприятий, категории участников и распределение ответственностей, требуемые ресурсы, сроки, контрольные точки, планируемый результат и составленный по методологии PDCA.

Политика (в области качества) – стратегический документ, содержащий общие намерения и направления деятельности университета в области качества, официально сформулированные высшим руководством.

План-график – это план работ, составленных в хронологической последовательности, с точными показателями норм и времени
выполнения.

Таблица 3.13

Распределение ответственности за документацию при планировании видов деятельности в университете

Следует отметить, что важным элементом внутренней документации университета в рамках процесса планирования является план качества университета и его структурных подразделений. План качества является частью документации СМК. В соответствии с формулировкой ГОСТ Р ИСО 9000-2008 план качества – это документ, определяющий, какие процедуры и соответствующие ресурсы кем и когда должны применяться к конкретному проекту, продукции, процессу или контракту.

План качества способствует успешному осуществлению постоянных изменений и улучшений, необходимых для выживания организации в конкретной среде. Постоянное улучшение качества является частью общей политики организации. План качества является руководящим документом, в котором устанавливаются конкретные меры в области качества, ресурсы и последовательность деятельности по реализации политики и целей в области качества, относящиеся к предоставляемым услугам университета. В приложении Б приведен плана качества кафедры на учебный год.

Комплексный план качества университета, по форме, приведенной в табл. 3.13, разрабатывается на основе тщательного изучения потребностей и ожиданий потребителей, стратегического плана организации, анализа деятельности подразделений, функционирования СМК и предложений структурных подразделений. Целесообразно, чтобы структура, форма, метод документирования плана по качеству отражали требования всех разделов и элементов стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008 [50].

Комплексный план качества необходимо разрабатывать с позиции университета в целом, а не отдельных подразделений. Планирование должно производиться на всех уровнях управления вузом как одна из функций каждого подразделения. Каждое структурное подразделение университета обязано участвовать в разработке и согласовании плана качества, вносить в него необходимые коррективы и дополнения.

Таблица 3.14

Форма комплексного плана качества университета

Комплексный план работы в рамках качества университета должен включать:

1) планы мероприятий по направлениям деятельности;

2) план мероприятий по достижению целей в области качества университета.

Проект плана качества должен разрабатываться в начале учебного года УСК и всеми структурными подразделениями университета на основе их предложений. Мероприятия и предложения для включения в план качества готовят подразделения в 2 экземплярах и представляют в УСК к установленному сроку. Мероприятия должны быть обеспечены необходимыми материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами, должны быть приведены ориентировочные затраты, расчет ресурсов, определены источники финансирования [50].

Отдел планирования УСК формирует проект плана качества и рассылает его в подразделения для согласования. Проект плана анализируется всеми структурными подразделениями университета, каждое подразделение вносит в него необходимые коррективы и дополнения, все мероприятия плана должны быть увязаны между собой, взаимно согласованы между подразделениями. После процедуры согласования между подразделениями комплексный план качества должен обсуждаться на ученом совете, где рассматриваются все проблемы, а также возражения и несогласия подразделений по отдельным мероприятиям и по ним принимается решение. После этого руководитель УСК представляет план на рассмотрение и утверждение первому проректору университета.

После утверждения план регистрируется службой качества в журнале учета документов СМК, размножается в установленном порядке и должен быть разослан во все структурные подразделения для исполнения. Руководители структурных подразделений включают мероприятия плана качества в процесс оперативного и тактического планирования, по каждому мероприятию, назначают ответственных исполнителей и форму отчетности. Подразделениям предоставляется самостоятельность в выборе метода выполнения запланированных мероприятий и возможность корректировки по ходу выполнения [50].

Ответственным за своевременную разработку плана качества и организацию контроля выполнения его мероприятий является представитель высшего руководства по качеству. Контроль выполнения мероприятий осуществляется специалистами службы качества. Структурные подразделения университета обязаны по запросу службы качества представить необходимые документы и данные, подтверждающие выполнение работ и мероприятий.

Ход выполнения мероприятий плана качества рассматривается ежемесячно на совещании «День качества» университета/структурных подразделений. Результаты выполнения плана по качеству являются видом данных о качестве, материалом для составления аналитических отчетов и объектом анализа со стороны высшего руководства. На основе анализа выполнения плана структурных подразделений и сопоставления результатов с целями, задачами и требованиями, по необходимости, разрабатываются корректирующие и предупреждающие действия.

В план качества могут вноситься изменения в зависимости от потребностей университета/структурного подразделения. По мере выполнения мероприятий и видов работ план может дополняться и актуализироваться. Вносить изменения в утвержденный план может только служба качества, которые должны соответствовать разработанному стандарту университета «Управление документацией» и фиксироваться в листе регистрации изменений.

Внесение изменений в план качества производится в случаях при необходимости: изменения формулировок мероприятий; сроков исполнения; при исключении мероприятий из плана; при смене ответственных лиц, исполнителей; при внесении изменений в смету расходов; при включении дополнительных мероприятий.

При формировании плана качества необходимо разрабатывать критерии оценки его успешности и эффективности, а также измеряемые характеристики достижения результатов. Для результативного выполнения принятого плана качества осуществляется постоянный мониторинг. В случае отклонения от плана по объективным или субъективным причинам с помощью системы обратной связи разрабатываются корректирующие и предупреждающие действия [50].

В зависимости от результатов анализа внешней и внутренней среды в план развития в любой момент времени могут вноситься соответствующие изменения, таким образом, процесс формирования плана развития является циклическим. Утвержденные планы качества университета и его структурных подразделений со всеми сопутствующими документами (распоряжения, служебные записки и прочее) хранятся в службе качества в течение 3 лет. По истечении указанного срока дела установленным порядком передаются на хранение в архив.

Окончание табл. 3.1

Продолжение табл. 3.3

Окончание табл. 3.3

Окончание табл. 3.4

Продолжение табл. 3.5

Продолжение табл. 3.5

Окончание табл. 3.6

Продолжение табл. 3.6

Продолжение табл. 3.6

Продолжение табл. 3.6

Окончание табл. 3.6

Окончание табл. 3.8

Продолжение табл. 3.10

Продолжение табл. 3.10

Продолжение табл. 3.10

Окончание табл. 3.10

Рис. 3.4. Структура плановой документации менеджмента качества университета

Продолжение табл. 3.11

Окончание табл. 3.11