Научная электронная библиотека
Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания

Основы менеджмента: учебное пособие

Цыпленкова М В, Моисеенко И В, Гуремина Н В, Бондарь Ю А,

6.4. Организационные коммуникации

В масштабе организации формальные коммуникации осуществляются по трём направлениям: сверху вниз, снизу вверх и в горизонтальной плоскости (табл. 6.9).

Таблица 6.

Классификация организационных коммуникаций

Организационные
коммуникации

Интерпретация

Восходящие
коммуникации

– проблемы и вопросы

– предложения по улучшению чего-либо

– отчёты о результатах деятельности

– жалобы и споры

– финансовая и бухгалтерская информация

Нисходящие
коммуникации

– о внедрении целей и стратегий

– должностные инструкции и приказы

– процедуры и различные правила

– обратная связь по результатам деятельности

– внушение идей

Горизонтальные
коммуникации

– разрешение проблем внутри отделов

– координация работы отделов

– инициативы изменений и улучшений

Кроме того, менеджер может воспользоваться и неформальными каналами коммуникаций, так называемым, прогулочным управлением и «тайным телеграфом». Прогулочное управление (основанное на выходе «в народ») заключается в посещении менеджером подразделений организации и общении с рядовыми сотрудниками, из которых он получает информацию о жизнедеятельности компании. Неспособный к прогулочному управлению менеджер ощущает своё отчуждение и изолированность от подчинённых. «Тайным телеграфом» принято называть неформальную коммуникативную сеть организации, объединяющую всех её членов во всех направлениях низшего уровня. Эта сеть существует везде и всегда, позволяя сотрудникам, распространятся информации, способствующей более адекватному восприятию ситуации. Менеджерам следует помнить, что примерно пять из шести важных сообщений в той или иной степени переносятся по «тайному телеграфу», минуя официальные каналы.

Рассмотрим барьеры, которые могут возникнуть в процессе организационных коммуникаций (табл. 6.10).

Таблица 6.10

Основные барьеры в организационных коммуникациях

Барьеры

Описание барьеров в процессе организационных коммуникаций

искажение
сообщений

когда информация движется внутри организации верх и вниз, смысл сообщений искажается. Такое искажение обусловлено рядом причин: сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах; сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо менеджер не согласен с сообщением, в этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах.

фильтрация

в организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного уровня управления на другой уровень шли только те сообщения, которые его касаются. Для сообщений отправляемых вниз – с целью ускорения движения информации и придания сообщению ясности сведения приходится суммировать и упрощать. На каждом уровне управления отфильтровывается 30–50 % информации.

Сообщения, отправляемые наверх, искажаются в силу разных статусов уровней организации. Часто нижние уровни управления стараются снабжать высшие инстанции только положительно воспринимаемой информацией, так как подчиненные хотят получить одобрение от руководителя. Причиной ухудшения поступающей наверх информации может быть недостаточное внимание руководителей среднего звена к сообщениям их подчиненных. В числе причин могут быть страх наказания, ощущение бесполезности информирования.

информационные перегрузки

руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, часто не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. К сожалению, понимание важности информации у работников может различаться.

неудовлетворительная структура организации

если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Составлено по: [5, 6, 21, 32].

Кроме преград на пути организационных коммуникаций существуют и пути их преодоления, позволяющие справится с уже имеющимися и препятствовать возникновению новых барьеров (табл. 6.11).

Таблица 6.11

Основные пути совершенствования организационных коммуникаций

Пути совершенствования

Описание путей совершенствования организационных коммуникаций

1

2

регулирование информационных потоков

Руководители на всех уровнях организации должны представлять собственные потребности в информации, своих начальников, коллег и подчиненных. Они должны научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы.

управленческие действия

Руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы. Он может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов.

системы обратной связи

Системы обратной связи составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы организации. Один из вариантов системы обратной связи – перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения проблем. Например, организации часто направляют ведущих сотрудников на свои заводы для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции. Опрос сотрудников – еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации по сотням вопросов, например: четко ли доведены до них цели деятельности; с какими проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы; открыт ли их руководитель для предложений; информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе и т. д.

1

2

системы сбора предложений

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх, при этом все работники получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система реализуется уполномоченными по сбору предложений или в виде ящиков для предложений, куда сотрудники могут опускать свои предложения. Другой вариант системы – создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный
интерес.

информационные бюллетени

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи скапливают общую информацию в организации. Крупные организации издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников, в них могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, новых видов продукции и услуг, которые можно предложить потребителям, ответы руководства на вопросы сотрудников.

современные информационные технологии

Могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер, локальные и глобальные сети, уже оказали огромное воздействие на информацию, которую менеджеры и другой персонал рассылают и получают. Например, электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации и вне ее, любому количеству людей одновременно; в ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо и т.д.   

Составлено по: [5, 6, 21, 32].


Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»
(Высокий импакт-фактор РИНЦ, тематика журналов охватывает все научные направления)

«Фундаментальные исследования» список ВАК ИФ РИНЦ = 1.074