Научная электронная библиотека
Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания
8.4. Развитие коммуникаций и обратной связи
Гуманитарные технологии в управлении организацией включают в себя и такие средства воздействия, как коммуникации и обратная связь. Коммуникация определяется в данном случае как обмен информацией для обеспечения взаимопонимания между руководителями и сотрудниками.
Выделяют 6 областей коммуникативного взаимодействия руководителя с сотрудниками:
■ наем на работу (цель – убедить потенциального сотрудника в достоинствах работы в данной организации и получить определенное представление о новичке);
■ ориентация (цель – ознакомление людей с работой и формирование у них уверенности в ее достоинствах, раскрытие общей философии данной организации);
■ индивидуальная оценка (цель – сообщение подчиненному своей оценки его вклада в деятельность организации);
■ личная безопасность (цель – предоставление работникам информации о степени их безопасности в трудовом процессе и мерах, принимаемых для ее обеспечения);
■ дисциплина (цель – ознакомление работников с действующими в организации правилами и инструкциями с тем, чтобы они могли лучше к ним приспособиться);
■ функционирование (цель – обеспечение сотрудников необходимой информацией об их служебной функции и роли в организации) (57).
Таким образом, все, что происходит в организации прямо или косвенно связано с коммуникативными процессами, поэтому они являются одним из основных средств обеспечения ее целостности и функционирования. Система коммуникативных потоков, подобно кровеносной системе, пронизывает все «клеточки» организации, обеспечивая ее жизнедеятельность (58).
Можно считать, что коммуникация является как бы основным энергетическим вкладом руководителя в жизнь организации. Поэтому очень важно, чтобы эта энергия расходовалась эффективно. Речь идет преимущественно о вертикальных потоках деловой информации между работниками, находящимися на разных уровнях организационной иерархии. По данным К. Киллена, лишь 20–25 % информации, исходящей от правления крупной компании доходит до рабочих и правильно понимается ими. Мастеру удается получить примерно 30 % неискаженной информации, начальнику цеха – не более 40 %. Еще менее эффективны нисходящие информационные потоки. Так, до руководителей крупной компании доходит не более 10 % информации, адресуемой ими рабочими.
Плохое информирование сотрудников в организациях воспринимается ими как отсутствие внимания к ним руководителей. На языке социологов это означает, что не удовлетворяется одна из важнейших человеческих потребностей – в уважении, признании. У человека утрачивается чувство причастности к делам организации. Кроме того, плохое информирование людей порождает слухи.
Причинами плохой коммуникации в организации являются:
■ недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций (руководители часто демонстрируют представители высшего управленческого звена, не считая нужным информировать подчиненных о состоянии дел в организации. Ранжируя 10 важнейших моральных факторов успешной работы, руководители осведомленность о делах в организации ставят на последнее место, починенные – на второе, третье);
■ неблагоприятный психологический климат в коллективе (излишняя подозрительность);
■ личностные особенности работников (например, предвзятость по отношению к мнению окружающих, отсутствие интереса к сообщаемой информации);
■ неполнота воспринимаемой информации (это может быть связано, что отправитель опускает часть информации, либо по недосмотру, либо умышленно с целью манипуляции людьми);
■ плохая структура сообщений (часто отправитель не обращает внимания на форму, достоверность и конкретность информации, особенности ее получателя);
■ слабая память (установлено, что рядовые работники сохраняют в памяти всего лишь 50 % переданной им информации, а руководители – 60 %, поэтому необходимо повторение сообщений, занесение их в память компьютера, просто блокнот);
■ отсутствие обратной связи.
Обратная связь особенно важна для обеспечения бесперебойности коммуникативных потоков, а следовательно и для эффективности управления организацией. Руководитель не может эффективно решать задачи организации без информации о действиях обратных звеньев.
Эффективная обратная связь в организации характеризуется следующими параметрами:
■ направленность на улучшения деятельности организации;
■ конструктивность, сообщение полезных идей;
■ тенденция к специфичности;
■ незамедлительный характер;
■ изложение того, что должно (не должно) быть сделано;
■ полезность члену организации в той мере, в какой ему предоставляются способы улучшения работы;
■ своевременность поступления к работнику;
■ желание и готовность принять информацию со стороны членов организации;
■ четкость выражения, понятность получателю;
■ надежность.
Сущностью коммуникативной функции руководителя и ее основная задача заключается в обеспечении оптимального обмена информацией внутри организации между отдельными ее подразделениями и индивидами (а также с внешним окружением). Критерием оптимальности при этом выступает то, насколько существующая коммуникативная сеть содействует достижению общих целей организации.
Таким образом, руководитель эффективно работающей организации должен ставить и решать следующие задачи:
■ создание обстановки, в которой работники могут не бояться высказывать свое мнение;
■ улучшение внутрифирменной коммуникации;
■ выявление проблемных областей и направление усилий на разрешение проблем;
■ оперативное обновление информации и актуализация базы данных по труду и другим вопросам;
■ оценка эффективности и действенности организационной политики;
■ способствование созданию атмосферы кооперации и сотрудничества.
Вопросы для обсуждения
1. Назовите основные элементы и основную функцию гуманитарных технологий.
2. В каких аспектах следует рассматривать мотивацию?
3. Как может рассматриваться мотивация с точки зрения управления организацией?
4. Как соотносятся понятия «мотив» и «стимул», «мотивация» и «стимулирование»?
5. Назовите и расшифруйте основные функции мотивов?
6. Объясните, как применяются теории мотивации в управлении современной организацией?
7. Потребность в уважении относится к числу высших потребностей индивида. Какими способами можно управлять этой потребностью в рамках организации?
8. Из каких составляющих складывается расчет мотивации работника организации по В. Вруму?
9. Назовите основные виды стимулов? Когда их нужно применять? Закон стимулирования?
10. Каким образом руководитель должен сочетать индивидуальные и групповые вознаграждения, чтобы добиться более высоких результатов труда работников?
11. Перечислите основные принципы кадровой политики в организации?
12. Что есть управление трудовой карьерой?
13. Какова роль руководителя в коммуникативном общении в организации? Что ему следует делать для его улучшения?
57 Фролов С. С. Социология организаций: Учебник. – М.: Гардарики, 2001. – С. 244-272.
58 Ладанов И. Д. Практический менеджмент: М. Элник, 1995. – С. 220-246.