Научная электронная библиотека
Монографии, изданные в издательстве Российской Академии Естествознания
8 ЭТАП ПРОЕКТИРОВАНИЯ РЕКЛАМНОЙ КАМПАНИИ – РАЗРАБОТКА КАЛЕНДАРНОГО ПЛАНА
Календарный план – это тактический детальный план рекламного проекта. При разработке календарного плана учитывают
● работы для выполнения;
● последовательность работ;
● продолжительность работ;
● ранняя дата начала работы;
● поздняя дата начала работы;
● ранняя дата окончания работы;
● поздняя дата окончания работы;
● резерв времени;
● планируемый результат работы;
● ответственные за выполнение работы;
● формы отчетности.
Работа в плане проекта – это элемент деятельности на самом нижнем уровне ее детализации. Момент окончания работы означает факт получения конечного продукта – результата работы. Детализировать деятельность полезно лишь до уровня, обеспечивающего возможность получения отчетности, необходимой для руководства и заказчика. Излишняя детализация работ повлечет за собой проблемы сбора и обработки информации. Длительность работ не должна превышать промежуток времени между контрольными точками. Например, контрольной точкой можно назвать совещание, и если команда управления проектами проводит совещания раз в неделю, то длительность работы не должна быть больше одной недели.
Работы находятся в зависимости между собой. На выполнение работы требуется время и несделанная работа может задержать начало выполнения других работ. Последующая работа может начаться только по завершении предшествующей работы. Комплекс взаимосвязей между работами называют логической структурой проекта, поскольку он определяет последовательность выполнения работ.
Разработка календарного плана рекламной кампании часто сопровождается построением сетевой диаграммы проекта, в которой графически отображаются работы проекта в их взаимосвязях.
Чтобы построить календарный график, надо определить связи предшествования между работами. В большинстве случаев связь предшествования отображает логическую зависимость между работами в реальном мире, т.к. существует определенная технологическая цепочка производства определенных действий в проекте (сначала оформление договора, а потом поставка товара – начало одних работ зависит от результатов других, предшествующая работа является обеспечивающей для последующей). Однако возможно действие и других факторов, определяющих последовательность работ рекламного проекта. Например, ресурсы, какой-то вид оборудования, материалов, людских ресурсов, необходимых для выполнения отдельных видов работ, будут в наличии в определенный период времени. Есть виды работ, которые могут и должны выполняться одновременно. Это так называемые параллельные работы.
Практика показывает, что между действиями не всегда связь должна быть жесткой. Некоторые действия производятся с временной задержкой, и это бывает в случаях, когда последующая работа не может начинаться раньше, чем через 3 дня после окончания предшествующей работы.
При формировании календарного плана нужно учесть всю непростую систему взаимосвязей между работами рекламного проекта, и это не скажется на общей продолжительности проекта и времени выполнения каждой конкретно работы.
Определяя в календарном плане конкретные сроки выполнения работ, надо предусмотреть резервы времени. Временной резерв – это разность между самым ранним возможным сроком завершения работы и самым поздним допустимым временем выполнения. Управленческий смысл временного резерва заключается в том, что при необходимости урегулировать технологические, ресурсные, финансовые ограничения проекта менеджер может задержать работу по проекту на резервное время. Различают свободный и полный резерв времени. Свободный резерв – это время, на которое можно задержать выполнение работ, не изменяя начала всех последующих работ. Полный резерв определяет время, на которое может быть задержано выполнение работы без изменения продолжительности или сроков окончания всего проекта.
Важная задача, которую решают разработчики рекламного проекта – сократить до минимума продолжительность проекта.
Также при построении календарного плана разрабатываются системы ответственности за выполнение работ проекта, включая ответственных лиц, форм отчетности.
Итак, календарный план объясняет, за счет каких работ будет достигнута каждая из определенных в проекте целей, задач, позволяет проверить, все ли цели, задачи отражены в плане проекта, указывает менеджеров, ответственных за достижение ключевых результатов и тем самым гарантирует контроль за достижением результатов, называет ключевые результаты, которые должны быть достигнуты, обеспечивает всем членам проектной команды понимание их роли в общем контексте проектных работ.
Календарный план – важный инструмент управления работами проекта. После выполнения необходимых процедур утверждения плана рекламной кампании начинается стадия его выполнения, а следовательно, начинают использоваться инструменты контроля и оценки текущего состояния работ. Как только начинают поступать фактические данные о ходе работ по проекту, у менеджера появляется необходимость сравнивать фактический ход работ с планом, выявлять расхождения, производить обновление плана по мере необходимости. Иногда происходит генерация новых видов работ в связи с меняющимися представлениями о проекте и условиях его выполнения. Иными словами, работа по планированию календарного плана не заканчивается с завершением собственно этапа планирования, когда разработан календарный план рекламной кампании.